新办公软件应用案例教程 教学课件 郭外萍 陈承欢 第7章　邮件合并的应用.pptVIP

第7章　邮件合并的应用 课前引导 　　　实际工作中，经常需要处理一些主要内容基本相同、只是具体数据有变化的文件，比如学生的毕业证书、获奖证书、成绩单、信用卡对帐单、税务部门的完税证明等等。如果是一份一份地编辑，工作量大、重复率又高，而且还容易出错，这时若采用word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。 邮件合并，具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（如客户信息表、成绩表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。 邮件合并大致分为三个步骤：建立主文档、准备数据源、将数据源合并到主文档中。 主要内容 准备好合并的数据源 制作邮件合并主文档 邮件合并主文档 打开数据源 编辑合并主文档 完成合并 课堂引导训练——毕业证书的制作 任务描述 （1）新建“毕业证书.doc”文档，设置文档的页面布局。 （2）插入艺术字“明德 弘毅 博学 笃行”， 艺术字样式为第四行第三列，设置字体为黑体、字号为40、加粗的效果，艺术字大小为高3厘米、宽12厘米，版式为“衬于文字下方”。 （3）插入艺术字“毕业证书”，艺术字样式为第一行第一列，艺术字的文字格式为黑体、32号、加粗，艺术字的填充颜色为黑色、大小为高1厘米、宽5厘米，版式为“衬于文字下方”。 （4）插入贴相片用的文本框，文本框大小为高6厘米、宽4厘米，在文本框中央输入文字“照片”。 （5）输入毕业证书中的文本内容，设置所有文本的格式为仿宋_GB2312、四号、加粗。 （6）在文档右栏下方插入图片“印章.gif”，设置图片的大小为缩放50%，版式为“衬于文字下方”。 （7）打开邮件合并的数据源“学生基本信息.xls”文件，以其中的“sheet1”工作表为数据源，在主控文档相应位置插入对应的合并域。 （8）插入word域“Fill-in”，使邮件合并时能输入合并时的当前日期。 （9）完成邮件合并，保存合并结果文档“字母1.doc”为“2009年毕业证书.doc” 文档。 一、准备好合并的数据源 二、制作邮件合并主文档 　　制作邮件合并的主文档就是制作文档中相同部分的内容，主要完成以下操作： 1.新建毕业证书文档 2.设置文档的页面布局 3.插入艺术字 4.插入文本框 5.插入图片 6.输入文档中文字内容 三、邮件合并主文档 1.打开数据源 三、邮件合并主文档 1.打开数据源 三、邮件合并主文档 三、邮件合并主文档 三、邮件合并主文档 三、邮件合并主文档 三、邮件合并主文档 课堂同步训练——信封的制作 【任务描述】 （1）制作信封模板。使用“信函与邮件”中“中文信封向导”来制作信封的主文档。 （2）编辑信封模板。根据需要只保留《收信人邮编》、《收信人地址一》、《收信人姓名》三个数据域，把《收信人地址二》、《收信人职务》、《发信人地址》、《发信人姓名》等数据域都删除。在《发信人姓名》数据域后，输入“收”。把数据域所在的文本框选中，单击“加粗”按钮 ，并把文本框位置调整到信封的左上角 （3）在信封模板中插入图片“学院徽标.jpg”，并设置图片版式为“衬于文字下方”，拖动图片到信封右下角位置 （4）保存新建文档为“信封模板.doc”，完成了信封的模板文档的制作。 （5）打开邮件合并数据源“学生通讯录.xls”中的“sheet1”工作表，在信封模板中《收信人邮编》、《收信人地址一》、《收信人姓名》三个数据域，分别用数据源中的《邮编》、《通讯地址》、《姓名》三个字段代替。 （6）完成邮件合并，保存合并后的结果文档“字母1.doc”为“学生通讯信封.doc”。 课堂同步训练——信封的制作 课堂同步训练——信封的制作 课堂同步训练——信封的制作 课堂同步训练——信封的制作 课外拓展训练——荣誉证书的制作 【任务描述】 （1）新建“荣誉证书.doc”的空白文档，设置文档布局：上、下、左、右页边距各为“2cm”，方向为“横向”， 纸张大小为“16开，添加1.5磅褐色的双实线页面边框； （2）插入艺术字 “荣誉证书”，并设置字体格式为黑体、66号、加粗；艺术字填充颜色为“填充效果”中“纹理”、“纸袋”选项，大小为高2厘米、宽10厘米，版式为衬于文字下方； （3）插入五张“荣誉花.jpg”，把其中四张设置为高3cm、宽3cm，分别置于荣誉证书的四个角上，另一张则设置为高3cm、宽8cm，将其置于荣誉证书的上中央位置； （4）录入主文档文本内容，设置相应格式； （5）制作“蝴蝶网络股份有限公司”的印章，将印章调整到文档相应位置。 （6）打开邮件合并数据源“获奖名单.xls”中的“sheet1”工作表，在“荣誉证书”文档的“同志”前面，插入“《获奖人姓名》”合并域，并给所有的获奖人姓名加上粗下划