项目人力资源管理 作者 高世葵 第七章.ppt

沟通的含义 沟通对于组织成员高效、协调地展开工作具有极其重要的作用，沟通与组织绩效之间存在着正相关。在任何一种组织中，沟通都占有中心的地位，沟通是组织的本质。 沟通，简单说就是信息交流，是信息发送者通过一定的沟通渠道把信息传递给其他人的活动。一般而言，沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的通畅。 对于这个概念，有三点需要我们把握：第一，定义中的“传递”一词是广义的，其方式可以是口头的，也可以是书面的或通过电子化的方式进行的；第二，沟通的内容，通常是有关于人物或事件的描述，也可以是态度或情感的交流；第三，沟通的目的是传达信息或取得被传达的对象对人物或事件的看法等。 沟通的过程 沟通的类型 言语沟通和非言语沟通 分类如右表所示 正式沟通和非正式沟通 自上而下沟通、自下而上沟通和平行沟通 单向沟通与双向沟通 自我沟通、人际沟通与群体沟通 沟通的形式 沟通的形式即沟通所借助的媒介，一般包括以下几种 ： 电话沟通 传真、电子邮件 面对面的沟通 会议沟通 文件备忘录 正式报告 要促进有效的沟通，在沟通渠道的选择上应该注意两点： 一是要充分了解各种沟通渠道的优缺点，选择合适的沟通渠道； 二是要尽量确保沟通渠道的自由畅通。 沟通的障碍 现实生活中，完美的沟通并不容易达到，因为沟通过程中的每一个环境都有可能造成信息的丢失，我们可以用沟通漏斗来解释这一现象。如下图所示。实现有效的沟通，需要认清并排除沟通过程中可能存在的障碍。沟通中的障碍大致可分为三类：信息传达过程的问题、语言符号等编码问题以及沟通参与者本人的问题等。 沟通的障碍 项目沟通的作用 沟通在管理工作中占有非常重要的地位，在项目管理中发挥着如下作用： 沟通是正确决策的前提和基础 沟通是思想统一、行动一致的工具。 沟通是人际关系融洽的关键。 沟通是项目组织和控制的依据和手段。 项目会议的沟通管理 1、项目会议的含义和分类 项目会议的分类可以从多种角度划分，根据正式会议的目的分类如下： 谈判会议——用于解决争端或冲突，讨论是双向进行的，旨在为项目成员达成协调一致。 报告会议——会议的信息流往往是单向的，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。 解决问题会议——要求充分发挥与会的项目人员的主观能动性，使问题得以解决。此类会议组织形式可以灵活多变，应当展开广泛讨论。 制定决策会议——只限于项目的特殊人员参加，旨在制定决策。制定的决策应当被每一个会议参加者所了解，并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。 收集和交换意见会议——用于项目人员发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的讨论和踊跃提问。 项目管理中的常见会议有： 项目启动大会、项目例会、项目评审会、项目临时会、项目总结大会和项目后评价会，会议的召集、参与及其具体作用如下表所示。 项目管理中的常见会议 项目会议的沟通管理 2、项目会议的管理 项目会议的沟通管理包括以下七个部分： 确认项目会议的必要性 确定项目会议主题及目标 确定项目会议的议程 选择与会者 项目会议时间的安排 选择项目会议地点，布置项目会议场所 发放项目会议通知 项目会议的结束与评估? 一、制定切实可行的沟通计划　　 首先要做的工作是确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。王以恒让助理使用Excel制作了联系人列表，人员包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等。信息包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，做到简洁明了。把联系人列表发送给每个干系人，并及时更新，以保证沟通渠道的畅通。另外还编制了项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等，统一文件格式，使文档管理规范化。　　 为了了解每个干系人对项目的期望，为了向项目干系人提供想要得到的项目信息。在该项目中，王以恒采取的方法是：项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报；项目经理对直接客户和上级按月通过EMAIL发月报的方式；紧急情况通过电话及时沟通；每两周项目组进行一次当前工作沟通会议；每周同客户和上级进行一次口头汇报。另外，项目组实施了重大问题报告评估制度。这里所谓的重大问题，指的是影响项目进度成本及质量的需求变更、人员调整等。比如，由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定，有时需要支持公司其他的项目，项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。　　 事实证明，他们通过采用这些方法、过程和文档模板，使项目组成员之间、与其他干系人之间的沟通更加顺畅，提高了沟通的效率，保证了项目按计划完成。 二、使用多种沟通技巧　　 在任何项目中实施过程中，为了提高沟通的效率和