办公自动化技术及应用教程 作者 赵元哲 第4－10章 第5章 文档管理.pptVIP

第5章 文档管理 5.1 文件、文档及公文 1. 文件 在计算机中，文件是指存放在外部介质上的以文件名为标识的数据的集合。 从文件的内容来区分，文件可以分为程序文件和数据文件两大类，前者存储的是程序运行时所用到的输入或输出的数据；从存储信息的形式来区分，文件可分为ASCII文件和二进制文件。 文件名由主文件名和扩展名(属性)组成。 2. 文档 文档是指应用软件创建的各种信息，其内容包括文字、图像、声音和视频等。 3. 公文 公文，就是公文文书 。 公文又分为专用公文和通用公文。 5.2 文档的电子化管理 所谓“电子文档”，也就是作为档案保存的电子文件，它并非是文档的惟一形式。 在进行文档的电子化时，可以采用数码相机将资料、单据拍下来后，对图像进行压缩、打包，存入单独的数据库。 在进行文档的电子化时，音频文档的处理主要表现在数据采样和加工处理两个方面。 随着存储技术的不断发展，文档的保存形式也趋于多样化，如：基于硬盘的存储方式中的单盘、双盘及磁盘阵列；磁带存储中的大、小数据流磁带及盒式磁带；光盘中的普通光盘及高密度大容量DVD光盘；基于半导体存储中的各种存储卡等。 5.2.1 传统的文档管理方法 在政府的各级机构中存有大量的历史档案，如银行、保险业等行业存有大量单据。 主要体现在以下几个方面： (1) 登录的重复性。 (2) 查找不够及时有效。 (3) 文件办理的总体情况难以掌握。 (4) 文件流转效率低。 5.2.2 文档电子化管理的特点 1. 电子文档管理的优势 与手工管理相比，电子文档管理的优势如下： (1)采用共享存取文件减少工作量。 (2) 存取文件不受时间、地理位置的限制。 (3) 检索查询快捷。 (4) 文档管理一体化。 (5) 利用电子档案柜方便档案管理。 2. 电子文档管理存在的问题 文档电子化管理也存在以下一些问题： (1)应用发展的阶段性。 (2) 设备依赖性。 (3) 信息与载体的分离性。 (4) 非实体归档的可能性。 (5) 对背景信息和元数据的依赖性。 3. 电子文档归档及管理 (1) 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 (2) 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 (3) 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境，相关软件、版本、数据类型、格式，被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。 (4) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。 (5) 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等；归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。 (6) 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。 5.2.3 文档电子化存在的问题 概括起来讲，目前我国在文档的电子化方面还存在以下的问题。 (1) 对电子公文的性质和作用认识不足。 (2) 系统功能单一，层次不高。 (3) 安全隐患不容忽视，保密观念还需加强。 (4) 资金投向失衡，开发与应用脱节。 (5) 规划滞后，标准不统一。 (6) 复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善。 (7) 电子文件的法律效力尚不明确。 5.2.4 文档电子化中的几种关系 (1)电子公文与纸质公文。 (2) 电子印章与电子认证。 (3) 网络媒体与传统媒体。 (4) 电子公文与电子档案。 (5) 公文传输无纸化与文档一体化。 (6) 公文处理规范化与个性化。 (7) 公文处理自动化与标准化。 (8) 公文资源共享与安全保密。 5.3 电子文档管理系统 5.3.1 电子文档管理系统 1. 电子文档管理系统的主要信息 电子文档管理系统至少应包含如下信息： (1) 用户身份。如用户为发文人、收文人或兼俱收、发身份。 (2) 公文记录。如收/发文号、发/来机关、标题等目录信息以及主题词、分类号、份数等。 (3) 公文内容。主要指文摘乃至公文全文。 (4) 公文状态及类别。如已/未阅、已/未发送、是否保存、是否已入纸篓、销毁时间及销毁批准人、执行人等。 (5) 公文密级。 (6) 借阅记录。如借阅人姓名及其权限、借阅日期、归还否等。 (7) 阅读意见。 (8) 保