办公自动化设备使用与维护 作者 王佳祥 第24讲.pptVIP

第二十四讲 使用传真机 传真机的基本操作包括文稿的发送、接收和复印。发送与接收传真是在两台传真机之间进行的，而复印则是在本机上进行操作。 1．准备工作 新的传真机在首次使用之前要进行一些必要的设置，设置的内容有：时间与日期、发送方传真号码和名称、音量等。 （1）设置时间和日期 首先按【设置】键，显示屏会显示第一个菜单“传真号码/名称”；然后按【?】键或【?】键，在显示屏上找到“时间/日期”设置选项，按下【确认】键予以确认；按【?】键，显示屏会提示，进入时间日期编辑状态，再按【确认】键予以确认；显示屏又会提示，输入时间和日期，这时就用数字键盘输入时间与日期。输入的方法是：先输入日期，然后输入时间，输入完成后，显示屏上会出现你输入的时间与日期；如果没有错误，可以按【确认】键进行存储。以后在收发传真的时候，就会准确的记下当时的时间和日期，并且打印在传真件上。 （2）设置发送方传真号码和名称 首先按下【设置】键，显示屏上显示第一个菜单“传真号码/名称”；再次按【确认】键，显示屏上显示“传真号码”；再按【确认】键，显示屏提示要输入传真号码，例如输入：“8253815”，这时显示屏上会显示出已输入的传真号码，再按【确认】键进行确认；如果需要加长途区号，在输入了区号后，可以按“#”号键，加入“-”杠。也可以用【?】键或【?】键加入空格，然后再输入传真号码，这样在传真号码前就加上了长途区号；最后按【确认】键确认就可以了。 传真号码设置完后，显示屏就会提示输入名称，例如我们的名称是“贵州电子信息职业技术学院”，我们可以用数字键盘输入缩写字母“GZEIC”，再按【确认】键进行确认。 在输入名称时，有时候相连的两个字母，在同一个键上，比如“AB”，无法输入怎么办呢？只要在输入第一个字符“A”后，再按【?】键，把光标移动到下一位，再输入字母“B”就行了。 如果在设置中，输入错了数字或字母怎么办呢？修改的方法是：按【?】键或【?】键，将光标移动到错误的字符下面，然后输入正确的字符，就修改过来了。再按【确认】键存储到传真机内。 如果是字符输入多了怎么办呢？可以按【?】键或【?】键，将光标移到多余的字符下面，再按【删除】键，把多余的字符删除，最后按【确认】键进行确认。 （3）设置音量 ① 调节振铃音量：在待机模式下，按【?】键或【?】键，可以调振铃音量的大小。显示屏上会有显示，从大到小共分成四级：3、2、1、0，0为关闭铃音。比如选择第2级，选择好后，按【确认】键进行存储。 ② 调节喇叭音量：按【免提拨号】键，就出现这样的声音，要调节喇叭声的大小，可以按【?】键或【?】键，显示屏上有所显示，从小到大共分3级，调节合适后，按【确认】键进行存储。 ③ 设置报警音量和按键音量：先来设置报警音量，按【设置】键，再按【?】键，直到显示屏上显示“音量设置”，再按【确认】键，显示屏上显示“报警音量”，再按【确认】键，屏幕上显示“开”，再按【?】键或【?】键，显示屏会显示“开”或“关”的提示。我们选择“开”以后，按【确认】键存储。报警声就打开了。在报警音量设置完成后，显示屏会提示你设置按键音量，设置方法与设置报警音量是一样的。 （4）检查发送文件纸张的质量 为了避免卡纸，发送的传真文件纸张，不能有折叠和破碎，太小、太薄、太厚的纸张不宜发送。文件纸张尺寸不同时，不能同时发送。另外还要注意，要把文件上的别针、订书钉等去掉。传真的文件每次最多不能超过二十张。如果传真的文件超过了二十张，超过的部分，需要等传真文件发出去几张以后，再添加在发送文件的上面。 （5）检查文件的分辨率与对比度 用标准的打印件发传真时，一般不需要调整。如果文件的字迹比较模糊，纸又发黄，就要调整分辨率和对比度。调整的方法是：在放入文件后，可以连续按【分辨率】键，显示屏上会显示： “标准”（STANDARD）：用于普通大小文字、清晰度适中的文稿。 “精细”（FINE）：用于印刷或打印文字较小、模糊发虚的文稿。 “超精细”（SUPER FINE）：用于文字非常小、清晰度很差的文稿。 “照片模式”（PHOTO）：用于带有照片、图画等的文稿。 调整对比度时，可以连续按【对比度】键，显示屏上会显示“正常”、“加深”、“变浅”或“照片”四种模式供选择，调整好后就可以发送了。 2．发送传真 发送传真的方法通常有四种：①自动发送传真；②通话后发送传真；③预约发送传真后通话；④定时发送传真。 （1）自动发送传真 在接收件方传真机处于自动接收传真的状况下，将要发送的文件文字面朝下放到传真机发送件输入口处，传真机会自动地将文件吸入；然后拿起话筒或按下【免提】键，再拨通对方的传真号码；当听到对方的信号后，按【开始】键，文件很快就发送出去了；当听到传真机发出【嘟】一声响后，表示最后一页发送成功。 如果对方占线，屏幕上会出现“再试重拨”