如何正确写电子邮件.pptVIP

正确写电子邮件 Hazel Hsieh 2010/8/30 Agenda Outlook/Lotus… What is FW/BCC/CC/To? Rambling on and on. Without clear description. Written is always better than oral Email with legal force Emailing can be a tricky form of communication…but you need to avoid the mistake. Summary Outlook / Lotus(善用email的工具) Formal signature to show your profession. Auto reply Set priority Receipt Do not use the non-necessary format Formal signature to show your profession. Auto reply (自動回覆) Example: Hi Thanks for your mail. I am not in office from 8/31 to 9/3, my agent is Bonnie, please contact her by #12345. You can call my mobilephone for urgency. Hi I am under summer vacation and will be back on 9/5. for xx project, please phone DanDan Receipt 回條 Set priority 可以設定重要性 Rambling on and on不要鬼扯 人們會有許多許多的郵件，可能是每天幾十封甚至上百封。如果你不能快速直達主題，對方就會在讀你郵件的半途上對它失去興趣。因此，迅速切入主題。 切記不要鬼扯太多，招呼語簡單扼要就可以，太多的贅述只是讓人一開始就覺得這封mail不重要！ 條列你要表達的重點，讓人一目瞭然！ Written is always better than oral（書面強於口頭） 你做過什麼，要去做什麼，需要別人做什麼，寫郵件發出去，以後起爭執了就是證據，評比KPI看考績時也能清楚知道你每天都幹了些什麼。長此以往，極度鍛煉商務英語。 Email with legal force (郵件具有法律效應) 電子郵件方便、快捷和易於掌握，使它成為最近10年中最重大的商業管理工具之一，它可以使公司高層執行人員有效管理遍佈在全球的所有員工，與多個股東通信，甚至有時用來與媒體溝通。 正是電子郵件的優點，讓我們常常隨意地把它當作日常談話的工具，使它迅速成為公司和員工的巨大威脅。它可以成為在法庭上作為不利於你的證據提交給法官。還有，你發送的郵件將被遠遠超出你預期的人收看，而郵件的內容會被怎樣理解，誰都無法事先知道，很快你就會發現用來娛樂的郵件大大冒犯了其他人。 从法律上来说，在公司发出的电子邮件将被看作公司的官方记录，和商业信件有同等的地位，无论是你自己写的还是转发的。如果电子邮件被滥用，对于公司来说，将陷入各种各样的麻烦之中，轻则损坏公司的名誉，重则被法院判罚，对于私人公司的雇员来说，它意味着被解雇、拘留和被控告；而假如你是政府职员，那么这将成为你工作履历的污点。 What is FW/BCC/CC/To?(什麼是轉發/密件附本/附本/寄給) Do not put it at wrong place… Why not send report to me？Should I remind you every week？ FYI (For your information) / FYR (For your reference) About FW About BCC About CC About To FW (Forward) 轉寄 身為一個領導，用得最多的就是轉發。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉發給你的下屬去處理。轉發後加個批示 XXX，pls. follow. （請處理） 簡單明瞭。 有些事情你無法決定，或者說超出你的許可權，也需要轉發給領導，請求領導批示。還有一些不是需要批示，只是給領導一個資訊。最忌諱的不是什麼都不寫地原文轉發，而是僅僅寫個FYI（for your information，僅供參考），領導不是你的下屬，FYI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。 BCC (Blind Carbon Copy )密件抄送 加密抄送人，放你的下屬。舉例來說，你需要別的部門做一件事，你要寫郵件給這個部門