《20、档案管理标准》.docVIP

Q/YHK＆TY-221.01-2009 档案归档管理标准 1 范围 本标准规定了南阳鸭河口发电有限责任公司、南阳天益发电有限责任公司档案（包括图纸、文书、会计、人事、声像、实物等材料）归档的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。 本标准适用于南阳鸭河口发电有限责任公司、南阳天益发电有限责任公司档案归档的管理。 2 规范性引用文件 国家档案局《企业档案管理暂行规定》 3 管理职能 3.1 总经理工作部综合档案室是档案归档的管理部门。 3.2 档案归档范围及保管期限见附录一、二。 4 管理内容与要求 4.1 归档原则：凡记述和反映本公司基本建设、生产、科研、改建、扩建、经营、管理、党群工作、外事活动、生活后勤等各项活动的，具有查考利用价值的文件材料，包括簿册、图纸、图表、计算材料及照片、影片、录音带、录像带、计算机软件等均应归档作为我公司的档案保存；任何部门和个人不得以任何借口将工作中形成的应归档的材料占为己有。 4.2 归档要求 4.2.1 凡属归档范围内的材料在交送档案室之前应进行系统整理成卷，经所在部门负责人审核后移交归档。 4.2.2 工程或生产技术材料归档前还需经有关专业技术人员审查，在确认材料的完整正确后才能归档。工程竣工资料、图纸归档前必须经工程管理部门技术人员审查；生产技术材料包括大修、小修、平时维护所形成的技术管理材料和技改、科研、设备异动、设备、系统改造的材料，归档前必须经生产技术管理部技术人员审查。 Q/YHK＆TY-221.01-2009 4.2.3 设备开箱资料由物资部门收集整理归档。 4.2.4 归档的文件材料，应将每份文件的正本与附本，印稿与定稿，批复与请示，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，分别立在一起不得分开。 4.2.5 卷内文件应保持有机联系，密不可分的材料应依次排列在一起。应保持文件的正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；请示在前，批复在后；转发文在前，原件在后；案件材料的结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件可按重要程度或日期排列。有多种文字形成的同一文件应立在同一卷。 4.2.6 归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张及文件格式符合规范要求。字迹采用碳素墨水或兰黑墨水书写，用铅笔、原珠笔、纯蓝墨水、复写纸书写的材料均不能归档。 4.2.7 声像实物材料的归档，按南阳鸭河口发电有限责任公司《声像实物档案管理标准》执行。 4.2.8 归档的材料份数：一般材料归档一式一份；文书和管理文件归档一式一份，重要的使用频繁的科技档案归档一式三份；竣工文件及图纸一律归档一式三份。 4.2.9 在向档案室移交归档时，移交人应按规定格式填写移交清单（一式二份），经移交方与接收方双方签名后，移交清单双方各执一份。 4.2.10不符合归档要求的材料档案室有权退回并要求有关部门进行重新整理归档。 4.3 归档时间 4.3.1 所有应归档的文书材料，每年归档一次，各部门于次年三月底前向档案室移交完毕。 4.3.2 设备运行有关记录、日志、统计报表等材料每年归档一次。经营管理部、运行部于次年四月底前向档案室移交完毕。 4.3.3 机组及设备大修、小修有关的施工计划、作业指导书、技术监督报告、效率测试报告、大小修总结等技术材料；系统、设备改造图纸、资料等技术文件材料，应在竣工后一个月内向档案室移交完毕。 4.3.4 工程（包括基建、改建工程、外包工程）竣工资料、图纸应在工程竣工后一个月内归档。没有按时移交竣工图、资料的，经营管理部不予结算。 4.3.5 科研材料经评审后归档。 4.3.6 设备开箱资料应在设备开箱后立即归档。没有按时移交竣工图、资料的，经营管理部不予结算。 4.3.7招投标资料在招投标工作结束后由招标领导小组对中标资料进行整理编号后每季度移交给综合档案室。 Q/YHK＆TY-221.01-2009 4.3.8合同由合同管理部门整理编号后连同合同目录清册于次年三月底之前交综合档案室。 4.3.7 会计档案，在会计年终了后暂由财务部门自行保管一年，期满后三个月内由财务部门编制目录清册连同会计档案一并移交综合档案室。 4.3.8 人事档案每年归档一次，由人力资源部编制目录清册，于次年三月底前交综合档案室。 4.3.9 机构撤销的材料移交。随工作需要应移交有关文件材料、图纸、簿册移交接收部门；无人接收的工作，应对有保存价值的文件、图纸、簿册全部清理造册，半年内向综合档案室移交。 5 检查与考核 5.1 本标准由总经理工作部负责检查与考核。 5.2 本标准按公司有关规定进行考核。 附加说明： 本标准由公司标准化委员会提出 本标准由总经理工作部归口并负责解释 本标准主要起草人：张瑞晓 初 审：刘中显 审