实用秘书综合实训 郭梅 主编 项目12新.pptVIP

实用秘书综合实训 模块四 商务活动 模块四 商务活动 项目12 为上司安排商务旅行 1.了解国内商务旅行计划和旅程 表的制定要求和注意事项； 2.掌握出国商务旅行的流程并学 会编制商务旅行计划。 项目12 为上司安排商务旅行 1．对商务旅行计划要求精确到具体的时间， 旅程表要求写出具体的航班，学生可以上网或 者通过民航时刻表查询。 2．考虑到上司是第1次出国旅行，应提醒他相 关注意事项，并告知其出入境手续的办理。 3．任务完成后，小组成员互相评价并打分， 并做好记录工作。 项目12 为上司安排商务旅行 1.本实训可模拟办公室进行，也可直接在计算机房电脑上完成商务旅行计划和旅程表的制定。 2.本实训可分组完成，每人扮演不同的角色进行模拟演示。 项目12 为上司安排商务旅行 1．制定国内商务旅行计划和旅程表，模拟演示为上司商务旅行做具体的准备工作 2．制定国外商务旅行计划，模拟演示办理出国手续的流程 参考答案(1 2) 任务一 制定国内商务旅行计划 1．制定商务旅行计划 在制定商务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交 通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。一份 商务旅行计划至少应该包括以下内容： （1）出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 （2）出差的路线、终点及途经地点和住宿安排。 （3）会晤计划（人员、地点、日期和时间）。 （4）交通工具的选择：飞机、火车、大巴或轿车。要列明 飞机客舱种类及停留地的交通安排。 任务一 制定国内商务旅行计划 （5）需要携带的文件、合同、样品及其他资料：如谈 判合同、协议书、科技或产品资料、演讲搞和目的地 指南等。 （6）上司或接待人的特别要求。 （7）上司旅行区域的天气情况。 （8）行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单背 景，会晤主题。 （9）差旅费用：现金、兑换外币、办理旅行支票。 差旅计划制定完后，要向上司报告，依其指示 决定旅程。 任务一 制定国内商务旅行计划 2．制作旅程表 旅程表是按预定的日程表和上司的计划要求、意见而 制定的，实际上就是旅行计划的具体细化实施表。旅程表的 内容比一般旅行计划更详尽，秘书要将每日的日程表打印在 纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用。一份周密的旅 程表主要包括六项内容： （1）日期：指某月、某日、星期几。 （2）时间：出发及返回的时间，包括目的地抵达、离开时间 和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息时间等。 （3）地点：上司本次出差的目的地（包括中转地点）；旅行 过程中开展各项活动的地点；食宿地点等。 任务一 制定国内商务旅行计划 （4）交通工具：出发、返回时使用的交通工具；停留地的交通安排 （5）具体事项：商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动以及私人事务活动等。 （6）备注：记载提醒上司注意的事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。 旅程表除行动计划外，还应将必要的信息尽量详细地写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤着名、企业名、所在地及电话号码等。旅程表应一式三份（或几份），一份存档，一份给上司，秘书存留一份。 任务一 制定国内商务旅行计划 3．差旅用品一览表 任务一 制定国内商务旅行计划 4．注意事项 （1）要明确上司旅行的意图，目的地，旅行时间，到达目的地后商务活动计划。 （2）了解上司对交通工具及食宿的要求，熟悉公司对出差的有关规定。 （3）向公司所在国家的有关服务机构或向旅行目的地享有声誉的旅游机构索取有关资料，了解当地的乃至其全国各交通（航空、航海、铁路、公路）工具运行情况，旅行路线，旅馆环境、气候等情况。需要中转时，尽量选择衔接时间在2小时-4小时的班机，将因中转而导致的时间浪费情况减少到最低限度。 任务一 制定国内商务旅行计划 （4）旅行计划要按时间顺序编排，做到简单明了，时间上要留有余地。 （5）编排计划时，在时间一栏中必须考虑时差的变化，买机票（车票、船票）时也要注意时差。 （6）拟定几个旅行方案，与上司共同讨论，最后选定最佳方案。 （7）旅行行程工作计划表制作要清楚离开和到达的时间都应以当地时间为准。 任务一 制定国内商务旅行计划 任务一 制定国内商务旅行计划 任务一 制定国内商务旅行计划 任务一 制定国内商务旅行计划 任务二 制定出国商务旅行日程表 出国申请手续主要有五项：递呈出国申请书、办理 护照、申请签证、准备妥健康证书、办理出境登记卡。 一、办理出国申请 出国申请的内容，一般包括：出国事由、出国团组 的人数，出国路线（外国公司所在国名称