信息化办公基础与应用 齐小曦 徐媛媛 张允1 第6讲新.ppt

本讲要点 本讲系统介绍了Word 2003的办公高级应用，包括创建和使用样式、目录、模板等，这些高级应用方法的介绍有助于大家方便快捷地创建Word文档。除此之外，还给大家介绍了打印文档时常见的格式设置方法。 快速导读 样式是被命名并保存的特定格式的集合，它规定了文档中正文和段落等的格式。Word 2003提供的样式有两种类型，即段落样式和字符样式。其中，段落样式应用于整篇文档，包括字体、行间距、对齐方式、缩进格式等。而字符样式应用于文字，包括字体、字体大小等。样式功能是Word 2003提供的最强大的功能之一，一个好的样式可以简化操作，并使整个文档保持格式的统一，使整个页面更整齐、美观。 6.1.1 创建样式 Word 2003为用户提供了一些标准样式，这些标准样式可以满足一般文档的格式化需要。但在实际工作中，用户会用到一些特殊格式的文档，此时就需要创建一个新的样式加以运用。 创建一个新的样式的步骤如下。 ? 移动鼠标到要设置样式的文本的任何位置。 ? 选择菜单栏中的【格式】→【样式和格式】命令，此时在窗口的右侧会显示【样式和格式】任务窗口。 ? 单击【样式和格式】任务窗口中的新样式按钮 ，打开【新建样式】对话框。 ? 在【新建样式】对话框的【属性】选区中的【名称】文本框中输入新样式的名字，在【样式类型】下拉列表框中选择样式的类型，在【样式基于】下拉列表框中选择一个可以作为创建基准的样式，在【后续段落样式】下拉列表框中选择一个决定下一段落的样式。 ? 在【格式】选区可以对字符进行简单的设置，例如设置字符的字体、字号、对齐方式等。若想对段落格式进行设置，可以单击【新建样式】对话框左下角的格式按钮 ，在打开的【格式】下拉列表框中选择【段落】选项。 ? 设置好各项属性后，在【新建样式】对话框中单击按钮，此时新建的样式就显示在【样式和格式】任务窗口中。 ? 在【样式和格式】任务窗口中单击要设置的样式名称，该样式就会运用到文档中选中的段落。 6.1.2 修改样式 在Word 2003中有多种修改样式的方法。可以将其他模板中的全部样式或部分样式复制到当前文档或模板中，以修改当前文档或模板中的样式。也可以对当前文档或模板重新套用某个模板中的样式，完全更改这个文档或模板中的样式。此外，还可以直接修改已经存在的样式。 具体操作步骤如下。 ? 选择菜单栏中的【格式】→【样式和格式】命令，打开文档的【样式和格式】任务窗口。 ? 将鼠标放置到需要修改的样式名称上，然后单击其右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表框中选择【修改】命令。 ? 打开【修改样式】对话框，用户可以根据需要对样式的各种属性进行重新设置，设置完后单击按钮即可。 目录是正式书刊中不可缺少的一部分内容。目录中包含书中的各级标题以及每个标题所在的页码，读者通过目录中的页码可以很容易地查找到文档中所需要阅读的内容。 1.创建目录 Word 2003具有自动编制目录的功能。 2.修改目录 在文档中插入目录后就可以对其进行各种编辑了，如果用户对目录的格式不满意，还可以重新对该目录进行修改。 6.3.1 创建模板 如果用户对预定义的普通模板不满意，就可以利用某个文档创建一个新模板。创建新模板的前提是该文档已经是排好版的文档，包含设置好的格式以及标题样式等。利用文档创建模板的具体操作如下。 ? 打开需要设为模板的文档，选择【文件】→【另存为】命令，打开【另存为】对话框。 ? 在【另存为】对话框的【保存类型】列表框中选择“文档模板”选项。 ? 在【文件名】文本框中输入要保存的模板的名称，单击 按钮就可将新模板保存到系统中。 6.3.2 使用模板 创建模板是为了将同一模板应用到需要使用同一格式的文本或段落，这样可以加快排版速度，还可以保持格式的一致性。假设现在已经定制好了一个模板，在文档中使用该模板的具体操作如下。 ? 打开文档，选择【工具】→【模板及加载项】命令，打开【模板和加载项】对话框。 ? 选中【自动更新文档样式】复选框，单击 按钮，打开【选用模板】对话框。 ? 在该对话框中选择一种模板，单击 按钮返回到【模板和加载项】对话框，单击 按钮就可以将此模板应用到文档中。 6.4.1 设置页眉页脚 页眉和页脚分别位于文档每页的顶部或底部，可以插入页码、日期等文字或图标。在文档中可以自始至终使用同一个页眉和页脚，也可在文档的不同部分使用不同的页眉和页脚，例如对奇数页和偶数页可以设置不同的页眉和页脚。 在文档中插