会议组织与管理8.ppt

4.会后整理及大会决议事项的落实 （1）整理现场，欢送代表离会。 （2）整理会议文件，搞好立卷归档。 （3）落实大会决定协议，督办落实情况。 五、会见与会谈 （一）会见与会谈准备 1.收集对方的相关资料 ①对方求见的目的。 ②对方的求见对象。 ③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等。 ④对方参加会见的人数、姓名、职务等。 ⑤主要求见人的详细资料。 2.通知主方参加会见和会谈的人员 ①通知主方接见人 ②通知主方陪同人员 ③通知主谈人 ④通知其他会谈人员 3.了解会见与会谈的地点和时间 （1）会见的地点和时间 会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。 会见的时间根据会见的性质来定。 （2）会谈的地点和时间 会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。 会谈的时间安排应先征求对方的意见。 4.通知对方 会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。 了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。 如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。 5.场所的布置及座位安排 （1）场所的布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 （2）会见与会谈的座次安排 ①会见的座次安排 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示： 记录 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 ②会谈的座次安排 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。 多边会谈的座位可摆成圆形或方形。 正门 客方 主方 1 3 5 7 6 4 2 1 2 4 6 7 5 3 {译员} 主宾 {译员} 主人 （一） （二） 会见与会谈的基本程序 迎接 致辞、赠礼、合影 会见或会谈 记录 结束 合影图 5 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 2 1 3 4 4 4 5 6 1---主人 2---主宾 3---第二主宾 4---客方人员（或主客插排）5---主方人员 6---摄影师 技能训练 案例1： 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢? 案例2： 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？ 案例3： 某召单位开一次表彰大会，对本单位七八个先进集体、数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。 以上三个案例中的问题都是由会议组织中的细节所致。分析案例中的问题 所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。 thanks！ * * * * * * 9.安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。 某公司销售会议议程表 1.推选销售部经理的人选。 2.年度销售活动的总结。 3.有关销售问题的发言。 4.下年度销售目标。 5.销售人员的招聘和重组。 某股份有限责任公司股东大会日程安排 日期 时间 内容安排 地点 主持 参加人 备 注 3、9 上午 9：00 报 到 花园酒店大会议厅 李总 XXXX 9：30 会议开始 ，张董致开幕词 大会议厅 张董 全体股民 9：40 李总：年度经营报告 大会议厅