外贸邮件专家使用实用手册.docVIP

目 录 一、解决方案阐述 3 1、外贸企业管理电子邮件中存在的问题 3 2、为什么要使用外贸邮件专家系统 3 3、外贸邮件专家系统介绍 3 二、外贸邮件专家系统特色及功能阐述 4 三、外贸邮件专家系统两种典型应用模式 5 四、外贸邮件专家系统在外贸公司实施之后的收效： 6 五、外贸邮件专家系统功能详细介绍（部分）： 8 1、邮件帐户设置 8 （1）新增邮件帐户 8 （2）邮箱权限分配设置 8 2、软件功能使用权限设置 9 3、职员管辖设置 10 4、邮件审批设置 10 5、客户档案管理 12 （1）新增客户档案 12 （2）添加客户的联系人 13 （3）设置其他跟进人 13 （4）审核控制 13 6、快速建立客户档案 15 （1）选择单个邮件建档 16 （2）批量建档 16 7、业务交接 18 （1）客户交接 18 （2）员工离职交接 19 8、邮件管理-邮件外部发送 20 （1）邮件的创建和直接发送 21 （2）邮件的接收和集中发送 22 9、邮件管理-邮件内部转发 25 10、自定义邮箱文件夹 26 （1）新建文件夹 28 （2）删除文件夹 29 11、其他相关操作 38 （1）邮件的来源标记 39 （2）邮件的转发 40 （3）邮件自动归类 42 （4）邮件群发 43 12、邮件外发审核 48 14、跟踪提醒 50 14、查找统计分析 51 （1）客户邮件统计分析 53 （2）邮件正文备注 55 一、解决方案阐述 外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”，可以说把握住客户就等于把握住了企业发展的命脉，如何管理和服务好客户？开发一个客户的过程往往也是开发一个新产品或项目的过程，如何对过程进行管理？如何有效的开发新客户？如何最大程度保证客户不被流失和客户资源的安全，成为一个外贸企业是否能实现跨越性发展，赢得未来的胜利的关键，外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化，业务流程的多样化，产品结构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等。 1、外贸企业管理电子邮件中存在的问题 (1)一般外贸企业业务员主要通过Email的方式与客户及潜在客户进行业务联系。一般都是使用Outlook Express, Foxmail等单机版的客户端邮件系统，不可避免的碰到以下是使外贸企业头疼的问题： 业务邮件分散在各业务员的Email系统中，领导无法查询、监督及审批管理，更无法进行客户资源的统一管理。 (2)邮件作为公司最重要的资源，如何备份，如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务，邮件越来越多，容量从一个Ｇ到十几个Ｇ不断的增长，有一天突然打不开怎么办？系统或硬盘坏了怎么办？中了病毒，邮件被莫名其妙删除怎么办？业务员走了，邮件及客户资料也带走了，或者恶意删除，这些就好象是一颗不定时的炸弹，无法知道什么时候会发生，如何才能有效的避免。 大量交往记录无法有效整理，仅靠邮件系统无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档，客户资源无法有效的整理和分析。 (3)通过参会，外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。 (4)在环球资源、阿里巴巴、GOOGLE、百度等网络花大量的资金做广告，每天都有很多意向客户来询盘、报价、打样，如何去管理它们，如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪，保证客户和业务员点对点的服务？如何最大效率的开发成功客户？负责开发客户的业务员每天在干什么？这些都是一个个难题。 (5)开发项目是一项复杂而困难的劳动，占据业务员大量的时间，主要有： A、询/报价阶段：如何有效的管理和审批，报价的依据是什么？工厂提供的大量的价格数据如何分析？ B、打样/样品开发阶段：如何跟报价相结合，打样的版本如何控制，样品如何管理？ C、项目/产品开发档案管理：如何准备记录下所有产品开发的过程，并归档，供以后或大货作参考，产品的图纸、文档及原始资料如何保存并共享？ 2、为什么要使用外贸邮件专家系统 (1)业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日常操作停留在手工劳动，无法发挥业务人员的最大价值。 (2)垃圾邮件太多，如何能有效的防范。 (3)为什么老是电脑网络老是会中病毒，总是无休止的重装系统，其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的。 (4)历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息，为下一年产品开发和经营方向参考。 (5)人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递。 作为企业的决策者总是感觉，为什么我很忙，但却不知道赚了多少钱，业务员每天都在干嘛？货物/打样为什么老是出错？ 3、外贸邮件专家系统介绍 外贸邮件专家系统解决了外贸公司加强对电子邮件管理