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文书立卷的具体方法、步骤 第一步 收集。档案员将本单位领导、各股室、分管同志保管的文字材料、图表、声像及其它各种门类和载体的文字材料收集齐全放在一起。 第二步 分年度。将放在一起的文字材料按年度分开，分别堆放。例如：2000年一堆，2001年一堆，2002年一堆，这是指多年没有整理档案的单位，如果是整理一年的档案，这一步可省略。 第三步 分级别。将每一年（如2002年）的文字材料按照不同来源分成上级、平级、本级、下级，分别堆放。 第四步 分价值。按照保管期限表（汇编P43），将不同级别的文字材料按照凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济、文化、政治和科学研究中需要永久利用的档案，分为永久保管。它主要是本机关制成的重要文件和上级针对本机关工作的重要文件。凡是长期需要查考的档案，分为长期保管。主要是上级机关发来的属于本机关主管业务的工作依据，体现方针、政策或重大问题的文件。凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件，分为短期保管，它包括上级、下级、本机关工作中形 成的临时性、事务性的文件。 为了更好地掌握划分归档文件材料的保管期限，现制作一个表便于记牢： 保 管 价 期 值 限 级 别 重要的 针对本机关 临时性、事务性 上级下发的文件 长期 永久 短期 本 级 文 件 平行机关文件 按单位立卷 作资料参考 永久 —— 本机关文件 永久 —— 短期 下级机关报送的文件 本机关已批复的为永久 —— 没批复的为短期 第五步 分问题。分别将每个保管期限的每个年度的文件材料按照档案内容所说明和所反映的问题来分类。我们县采取的方法通常是：年度结合问题进行分类，即先将年度分开，然后在每一年档案中按问题分类。这种方法的好处是能较好地保持文件之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，便于档案的查找和利用，在一个全宗单位只能始终采用一种分类法。 下面首先讲一下如县委、县政府以及两办、乡镇等综合性比较强的立档单位的档案员，应根据档案内容把档案分为11大类： 1、综合类：党代会、人代会、团代会、妇代会、职代会、工作会等会议材料；机关综合性工作计划、方案、要点、意见、责任书、总结等； 2、党务类：组织、纪检、宣传、统战、信访、档案、保密、史志； 3、政务类：编制、机构建立、撤销、启用印章、人事（任免、调动、奖惩）、劳动、工资、福利、办公室、后勤等； 4、民主党派、群团类：政协、民主党派、共青团、妇联、工会、科协、文联、残联、农协； 5、政法、武装类：公安、检察、法院、司法、武装、民政、综治； 6、文教广电类：文化、教育、体育、卫生、计生、广播电视； 7、计划、经济类：计划、经济体制、统计、物价、物资、工商、争资跑项、4355项目； 8、财税、金融类：财政、税务、金融、审计、保险； 9、商贸、服务类：商业、粮食、外贸、旅游、服务业； 10、农、林、水类：农、林、水、牧、副、渔、气象、乡镇企业、扶贫、农开项目； 11、工交类：工业、交通、邮政、电信、城建、电力、环保。 这以上是综合性比较强的立档单位的分类方法。下面再讲一下业务性比较强的立档单位，档案员根据档案内容可把档案分成4大类： 1、综合类：机关综合性工作计划、方案、要点、责任书、意见、总结、会议材料； 2、党群类：组织、纪检、宣传、信访、档案、共青团、妇联、工会、计生、综治等； 3、政务类：编制、机构建立、撤销、启用印章、人事、奖惩、劳动、办公室、后勤等； 4、业务类：根据业务性质，职权范围分为若干小类。 例如：档案局负责业务工作的有两个股，一个是业务指导股负责机关档案室的业务指导工作（即业务指导类），一个是档案股，负责档案馆的档案管理及向社会各界提供档案利用（即档案管理类）。根据档案量的多少，档案多时两个业务类分开立卷，每类还可细分，档案少时两个业务可合并立卷，这就要求我们每个档案人员即要坚持原则，又要灵活运用。坚持每卷100页以内，但每年度的档案案卷中，问题不得交叉，不能出现你中有我，我中有你的现象，这样不利于查找利用。 第六步 立卷。就是把同一保管期限、同一年度、同一类问题的文件材料组成一卷，简称是：年度一问题分类法，这是一种最常用的分类法，例如： ①XXX乡镇： ②XXX单位： 按照每卷100页以内的要求，材料多时同一级类目若干二级类目可组成一卷，材料少时同一级类目可组成一卷。 第七步 拟写案卷标题签。案卷标题要简明、准确地概括本卷文件内容。包括责任者（文件作者），内容、名称（文种）三部分组成。一般不超过50个字。案卷标题拟后将签别在小卷皮封面上，将该卷文件材料放入卷皮内。 第八步 案卷内各部分的排列： ①案卷封面 ②卷内目录 ③卷内文件 ④备考表 ⑤案卷封底 第九步 卷内文件的排列： ①一卷内的文件只有一个作者，