BTLJ-4.2.Z01记录与文档管理程序.docVIP

1.目的 为记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。 2.范围 适用于公司职能部门及物业服务中心。 3.职责 部门/岗位 工作内容 人力行政部 负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。 运营管理部 监督公司各部门记录的控制及文档管理； 收集管理体系标准，对其有效性负责。 相关职能部门 收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。 部门负责人 具体指导本部门记录和文档管理。 资料管理员 收集保管记录、文档资料。 4.定义 记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。 5.方法和过程控制 5.1现场记录的管理 5.1.1做好清晰的标识，确保现场记录无污损或破损等。 5.1.2班长及以上管理人员应检查现场记录表格的有效性和记录的完整性，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的记录送交部门资料管理员。 5.2文件资料归档及管理要求 5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行。 5.2.2归档时按照不同业务类别对已收集的记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅，部门可根据实际情况增加附表。 文档编号 文档名称 产生时间段 保存期限 存档人 存档日期 报废日期 注：可根据实际情况增加行数。 5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。 5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。 5.2.4.1工程管理部生成的记录，除通用的培训（会议）签到记录、考核表于次月初交存于部门公司办公室，其他记录均长期存放在设备组现场办公室。还可根据具体情况，制作两联的记录表格，一份交物业服务中心留存。 5.2.4.2安防、绿化工程记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于部门公司办公室。 5.2.5归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经部门负责人批准，由资料管理员负责跟进、收回。 5.2.6资料管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。 5.2.7《体系文件发放控制表》、《记录表格一览表》、《常规服务项目表》由运营管理部填写，《标准政策法规一览表》由总经理办公室填写，经部门负责人审批后挂网公布。 5.3业务部门文档资料编码规则 5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一般以一、二级目录为文档标题。 5.3.2为便于迎检，物业服务中心文档编号原则上根据国家考评标准条目进行。如：文档对应于考评标准第1章第一条，则其编号为“1-1”，如该条目对应的文档有两卷或两卷以上，则每卷的编号为“1-1-1、1-1-2……”。为便于查阅，用档案盒装的在编号后加A，用文件夹装加B，用文件袋装加C，如“1-1-1A”。 5.3.3部门日常管理文档编号方法为：“部门汉语拼音简称+XX”，如惠东上城为“HD01、HD02······”。 5.4重要资料管理 5.4.1工程资料 5.4.1.1工程档案包括： 由发展商提供的规划、竣工、验收资料； 设施设备安装、使用、维修保养技术资料； 物业质量证明文件和物业使用说明文件； 房屋本体和设备的改造变更资料； 其它必要资料。 5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各部门应指定专业技术人员核对、接收，并列出清单交与资料管理员统一保管。 5.4.1.3如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。 5.4.1.4各类设备资料：供配电系统、给排水系统、消防系统、电梯、空调系统、电讯系统、会务系统、车场系统、安防系统、防雷系统、燃气管道、泳乐设备等。 5.4.1.5各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保养时查阅。 5.4.2顾客资料 5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。新收集的顾客资 料应在一周内录入万科物业管理软件。 5.4.2.2控制中心应有业主/出租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其它相关资料，并根据情况定期更新资料内容。 5.4.2.3顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或部门负责人允许不得对任何人透露。除部门资料管理员和部门负责人外，其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记，并经部门负责人批准。作废顾客资料须仔细粉碎或销毁。 5.4.2.4有关业主（住户）持有IC卡资料同属保密资料，未经部门负责人同意，保管