excel 为人知的秘技35招.pdfVIP

Excel 2002鲜为人知的秘技35招 页码，1/21 Excel 2002鲜为人知的秘技35 招 秀峰 魏炜 第12期 也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次 的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的 得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel的最高版本2002 中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。 1.建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表 中，为了保持名称的一致性，利用 “数据有效 性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如 “工业企业”、“商业企业”、“个体企业” 等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 2.选中A列( “工业企业”名称所在列)，在 “名称”栏内，输入 “工业企业”字符 后，按“回车”键进行确认。 仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为 “商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到Sheet1中，选中需要输入 “企业类别”的列(如C列)，执行“数据→有效 性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按 钮，选中 “序列”选项，在下面的 “来源”方框中，输入 “工业企业”， “商业企业”， “个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中 “序 列”选项后，在 “来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中C列任意单元 (如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的 “企业类别”填入单 元 中。然后选中该单元格对应的D列单元 (如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的 企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元 中。 提示：在以后打印报表时，如果不需要打印 “企业类别”列，可以选中该列，右击鼠 标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 2.建立“常用文档”新菜单 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时 调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框(图1)。在 “命令”标签中，选中 “类别”下的 “新菜单”项，再将 “命令”下面的 “新菜单”拖到 菜单栏。 Excel 2002鲜为人知的秘技35招 页码，2/21 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的 “命名”框中输入一个名称(如 “常用文 档”)。 2.再在 “类别”下面任选一项(如 “插入”选项)，在右边 “命令”下面任选一项(如 “超链接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如 “工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中 “常用文档”菜单中某个菜单项(如 “工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷 菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范 围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如 “工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿 文档。 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜 单，单击其中的相应选项即可。 提示：尽管我们将 “超链接”选项拖到了 “常用文档”菜单中，但并不影响 “插入” 菜单中 “超链接”菜单项和 “常用”工具栏上的 “插入超链接”按钮的功能。 3.让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以 “红色”显示，大于等于1500元 的工资总额以 “蓝色”显示，低于1000元的工资总额以 “棕色”显示