《XX公司档案管理办法》.pdf

BG-DABf01-2013 档案管理办法 公司档案管理 （暂行）办法 第一条 总则 为了完善及加强对公司档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和 合理、安全利用档案资料，特制定本办法。 第二条 档案定义 档案是指公司过去和现在，在投资、开发、经营管理活动中形成的对 公司和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的 历史记录。 档案是公司各项活动的真实记录，是公司特殊的有形资产，必须加强 管理，以保障档案的收集及时、管理规范、使用方便。 第三条 文件归档 (一)公司应指定专人（在不具备专职条件的情况下可以兼职）管理公 司的档案立卷工作，人员要相对稳定。 (二)公司总部集中统一管理公司全部档案，境外项目形成的文件必须 按公司规定格式及时整理经部门负责人审定后，定期交公司集中立卷管理。 （三）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保 1 / 7 BG-DABf01-2013 档案管理办法 存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质 量要求。 第四条 归档资料范围 凡是本公司在投资、开发、经营管理活动中形成的，具有档案价值的 文字、图表、声像、电子文档资料及实物标本均须收集归档。 事务性、临时性、与公司业务无关的行政性文件不在归档范围。 第五条 归档文件的基本要求 (一)归档的各种文件材料，必须真实、完整、规范、符合其形成的自 然规律。 (二) 归档文件必须符合公司规定的统一格式。 (三) 电子文档应刻盘保存，盘面应贴有用不易褪色的碳素笔标注的文 件名及编号,其文件名及编号应与相对应的纸质文件一致。 (四) 原则上归档文件必须是原件或与原件具有同等法律效力的其他 形式的文件。 (五) 永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。 (六) 境外文件除符合本条各款要求外还应随附翻译件。 第六条 档案的鉴定及分级 （一）档案鉴定 1、公司各类档案的鉴定必须在鉴定委员会的主持和组织下进行。 2 / 7 BG-DABf01-2013 档案管理办法 2、鉴定委员会以公司领导、档案室负责人及部(室)熟悉本部门专业知 识的人员和档案部门的人员组成。鉴定委员会主任原则上由公司主管档案 的负责人担任。 3、档案鉴定的主要任务：对档案密级的确定和调整，以及档案价值的 判定。通过鉴定，对失去保存价值的档案剔出销毁，对具有保存价值的档 案合理地确定保管期限，档案保管期限应根据文件对企业、国家和社会现 实及今后工作的查考、凭证以及历史研究的价值确定。 4、档案的鉴定必须依据档案管理相关规定和公司制定的各类档案的密 级划分保管期限。 5、档案鉴定采取平时鉴定和定期鉴定两种形式。平时鉴定是指文件材 料入档时鉴定，由公司档案管理人员会同归档部门的领导及有关人员进行。 定期鉴定是指归档后的鉴定，即对已经到期限的档案的鉴定，由鉴定委员 会根据档案部门提出的报告组织实施。 （二）档案分级 1、根据档案文件内容的密级，分为A、B、C 级别。档案保密级别由总 经理审定。档案变更级别由总经理审定。 2、A 级档案。不准借出，未取得总经理同意不得阅览、不得复制存放。 3、B 级档案。国家行政机关、审计单位、公司权利股东及高管人员可 在公司阅览，在取得总经理同意后，可借出复制件。 4、C 级档案。可公开档案，档案相关利用人员可登记后阅览、复制或 借出档案原件。 3 / 7 BG-DABf01