宴会接待流程.doc

宴会会议各部接待流程 一、市场销售部 1.会议接待程序： 　　营销部在获取客户有在酒店举办会议的意向信息后，应着手做以下工作： 　　1、及时与会务方负责人进行联络 　　(1)清楚了解会议性质(是否有重要嘉宾参加)及内容(包括：时间、人数、所需房间数、场地、形式及其他特殊要求等)； 　　(2)若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向陈总汇报情况，由陈总召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。 　　(3)各种会议原则上由市场营销部负责，涉及租场、住房、宴会等方面的大型综合活动由宴销部会同餐饮部、房务部、工程部等酒店涉及到的各部共同接洽承办。 　　(4)先准备好有关推销资料，如会议室价目表、各式数据表、会议宣传资料，餐饮各类菜谱，租用设备价目表、名片、洽谈记录单位等并按时与客户见面。 　　(3)带领客户参观会议场地及设施做好介绍性推销。 　　2、会议洽谈中 　　(1)根据预订要求，查阅《宴会会议预订表》； 　　(2)了解会议的性质议题、名称、时间、人数、举办单位、联系人、电话号码并准确地记录其要点。 　　(3)确定会场的地点、会议台型、会议议程，音响、灯光、投影LED屏、会场服务、项目，所需的横幅、会标、席位卡（需客人在场自己摆放）、告示牌（需特别注意：其各项内容必须准确无误，落实到每一个字）花草布置、签到台、会议鲜花、演讲台及鲜花，迎宾台等要求。 　　(4)确定用餐标准，提前确认菜单（待会务组客人确认菜单后，在其菜单上签字确认，后将菜单拿至中餐总厨处签字，以确保中餐厨房得知此项预定），宴会人数、标准、地点、日期以及会议的茶水、水果点心、饮料等要求和价格标准。 　　(5)确定用房要求，如房间种类、间天数、日期、价格等。 　　(6)确定场租、设备租用以及其它娱乐配套设施的价格。 　　(7)确定支付方式，并要求会议方支付预算费用的30%作为订金或5000元-10000元不等。 　　(8)确定参会人员泊位数，司机、陪同就餐休息地点。 　　(9)尽量满足会议方要求，若有困难需事先向客人解释清楚，以免误会。 　　(10)洽谈结束前，重复各项要点最终确定，签订《会议协议书》，一式二份，双方各执一份。根据洽谈要求，填写宴会会议接待EO单，宴销人员应根据宴会协议书上的详细资料提前于宴会开始前3日或更早下发宴会通知单至各相关工作联系部门，确保信息准确无误客的下发至酒店各部门，并由部门接收人签字确认；（需注明：餐饮部为出品部门，需要在EO单后附客人及中餐总厨签字菜单一份）。 3、会议期间 (1)会议前一天，以电话形式与客人取得联系，如有变化，应及时填写《变更通知单》通知有关部门，如餐饮宴会部需要第一时间电话通知其更改的项目细节，避免给该部门的同事带来重复的工作； (3)会前一小时检查会场布置情况。 　　(4)会议期间，全方位跟踪服务，了解客人的反映，及时处理与协调有关问题。保证会议客人满意。 4，会议结束后 （1）宴销人员应与宴会厅负责人开始逐一清点所有必须计价项目。然后再依单价和实际上消费数量结算出总消费金额。 （2）在账单上写清宴会总消费金额，并请宾客方宴会负责人确认，并于银收台以现金形式或刷卡的形式结清所有帐款。 　　(2)征求会务和开会者的意见，作好记录，并填写《客户意见反馈表》。 　　(3)由部门文员将《会议协议书》、《会议接待EO单》归类，并登记在《会议/团队经营情况一览表》上。 　　(4)由部门文员为会议客户建档，注明所有细节，以便今后有针对性地推销。 　　(5)恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受。 　　(6)会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时营销部应做好回忆资料的存档工作。 　　二、会议销售的操作标准： 　　1、穿着装束得体、仪容端庄、落落大方、不卑不亢。 　　2、尽量用姓氏称呼客人。(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次) 　　3、各类资料及宣传品提前准备充分。 　　4、当天整理访问资料并填写销售工作报告。 　　5、根据对方需要和酒店的价格政策正确有效地进行推销。 　　6、洽谈会议的销售人员负责全程跟踪会议的谈判、签订协议、会议举行、结算等全过程。 　　7、该销售人员负责及时搜集会议客户的反馈信息，并在第一时间内协助相关部门落实解决。 　　8、对所有会议客户进行建档工作。 　　9、签订协议必须严密、准确、清楚，双方经办人签字、双方单位盖章。 2.销售婚宴接待流程 宴会服务成功与否，取决于宴会负责单位组织能力，任何宴会若能事前做好妥善规划，一定可以水到渠成，顺利完成宴会活动。 1. 准备工作 1 按照酒店的规定身穿酒店制服、穿着装束得体，仪容端庄、落落大方，佩戴工牌，不卑不亢。 2 准备好酒店婚宴宣传资料供宾客参考、如各宴会厅、会议室数据明细、婚宴各价目菜