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第3章 办公自动化  3.1办公自动化综述 3.1.1办公自动化的概念 3.1.2办公自动化的发展 3.2文字处理 3.2.1汉字编码和汉字的输入 3.2.2文档管理与文字编辑 3.2.3页面设置与打印 3.2.4段落格式化 3.2.5字符格式化 3.2.6处理图形 3.2.7处理表格 3.2.8其它文字处理软件 3.3 电子表格 3.3.1基本概念（工作簿、工作表和单元格） 3.3.2数据录入 3.3.3公式与函数的使用 3.3.4电子表格中的图表 3.3.5电子表格的数据管理 3.4演示文稿 3.4.1编辑演示文稿 3.4.2格式化演示文稿 3.4.3动画方案 3.4.4演示文稿的播放 3.1办公自动化综述 3.1.1办公自动化的概念 3.1.2办公自动化的发展 3.1.1办公自动化的概念 1936年在美国首次提出办公自动化（Office Automation，OA）的概念。20世纪 70年代，美国麻省理工学院M.C.Zisman教授为办公自动化下了一个较为完整的定义: 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。 3.1.2办公自动化的发展 办公自动化就是用信息技术把办公过程电子化、数字化，就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能： （1）建立内部的通信平台。 （2）建立信息发布的平台。 （3）实现工作流程的自动化。 （4）实现文档管理的自动化。 （5）辅助办公。 （6）信息集成。 （7）实现分布式办公。 3.2文字处理 3.2.1汉字编码和汉字的输入 3.2.2文档管理与文字编辑 3.2.3页面设置与打印 3.2.4段落格式化 3.2.5字符格式化 3.2.6处理图形 3.2.7处理表格 3.2.8其它文字处理软 3.2.1汉字编码和汉字的输入 1.汉字编码 在汉字处理流程的不同阶段，为了适应汉字在其处理的不同阶段有不同的要求，汉字采用不同的编码。 2.汉字的输入 （1）拼音输入法 全拼输入法的使用要点如下： 1)用鼠标左键单击桌面右下角的“En”图标,选择全拼输入法；  2)输入时一律用小写字母；  3)单字输入时,韵母“ü”用V代替。 （2）五笔字型输入法简介 特点是字词兼容，重码少，速度快，但比拼音输入法难学。根据汉字特点，共选出130个字根，合理安排在A~Y的25个键上,输入一个汉字只需按2~4下键。 （3）输入法的使用 1）启动和关闭输入法 按【Ctrl＋空格】键。这也是当前的中文输入法和西文的切换方法。 2）输入法切换 按【Ctrl＋Shift】键（默认设置），或单击“输入法指示器”，在弹出的输入法菜单中选择一种汉字输入法。这是在所有的输入法间循环切换的方法。 3）全角／半角切换 按【Shift＋空格］键，或单击输入法状态窗口中的【全角／半角切换】按钮。 4）中英文标点切换 按【Ctrl＋．］键。或单击“输入法指示器”上的【中英文标点切换】。 3.2.2文档管理与文字编辑 1.文档管理 新建、打开、保存及查找文档文件的操作是文档管理的主要内容。 2.文字编辑 编辑文本包括：选定对象文本的插入、移动、复制和删除、查找与替换、以及命令的恢复、重复和撤消等操作。 （1）选定对象 （2）剪切、复制与粘贴 （3）复制与移动文本块 （4）删除 （5）查找和替换 （6）自动图文集和自动更正 （7）撤消和恢复 3.2.3页面设置与打印 1.页面设置 2.打印 （1）打印预览 （2）打印 1）打印当前文档 2）打印多篇文档 3.2.4段落格式化 1．段落格式的设置方法 　段落格式的设置方法主要有3种： 使用“格式”工具栏中的工具按钮，可以进行的设置有水平对齐方式、缩进、段落编号和项目符号。 使用标尺进行粗略设置。通过这种方法可以设置段落的缩进和制表位。 对于段落的精确设置，需要使用“格式”菜单下的“段落”命令，在弹出的“段落”对话框中完成。 2．设置段落格式 （1）水平方向上的对齐方式 （2）缩进 （3）设置段落间距 （4）设置行间距 （5）项目符号和编号 （6）边框和底纹 3.2.5字符格式化 1.字符格式设置方法： 方法一： 先选择文字，后用字符格式化命令，设置所选文字格式； 方法二： 不选择文字，先用字符格式化命令，则设置插入点位置输入的文字格式。 方法三： 利用格式刷快速复制格式。先选择要复制格式的对象，单击或双击格式刷（多次复制格式），再单击需要获得格式的文字。 2.具体的字符格