會議文書.PDFVIP

會議文書 (一) 作用 典型的會議文書，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。有時候連 同開會通知發出的，還有參加者回條；而比較大型或正規的會議，還會有與會者提 案。 顧名思義，「開會通知」用來通知某些會議的參加者關於會議的召開日期、時間、 地點，以及需要閱覽和攜帶的文件，通常由主席或者秘書發出。如果是比較大型的 會議，還需要列明與會者報到的時間和地點、聯絡人姓名和聯絡方法、交通安排等。 「會議程序」也可以稱為「議事日程」，簡稱「議程」，用來列明某次會議將要討論 的事項和程序，以便參加者可以事先閱覽有關的文件，作好開會準備；「會議記錄」 則用來記錄會議的過程。視乎個別情況，有些機關團體會再根據會議記錄，整理歸 納出比較重要的內容，寫成「會議紀要」，供有關人士閱覽。會議紀要也可以用來反 映某些會議的主要概況和精神。至於「提案」，是會議成員就個別議題提出的議案， 交大會討論之用。 (二) 應用範圍 所有機關團體，不管業務性質是甚麼，不管是公營還是民辦，不管規模如何， 在日常工作過程中，為了訂立政策、推行措施 、展開工作、指派任務、檢討業績、 解決問題，難免要召開各種各樣的會議，就各項大小事務