2016年电大办公室管理期末复习指导Word 文档.doc

办公室管理期末复习 第一部分 课程基本情况 　　课程性质：《办公室管理》是为“现代文员”、“行政管理”专业专科类学生开设的一门必修课。该课程突出实践操作与基本工作程序的讲解与介绍，很少理论的阐释与赘述，是文员工作实务操作的应用手册，也是检验文员工作规程的技术规范。 　　文字教材：本门课程的文字教材是上海复旦大学出版社出版发行的由陆瑜芳主编的《办公室实务》。 　　考核依据：本课程的考核依据是教学大纲和考核说明以及文字教材。 　　考核要求：本课程主要考核学生对办公室实务操作方面的基本知识、基本技能和与之相关的交际能力、文字能力等。通过具体业务工作的开展与实践，考查学生对办公室一般业务工作方法的掌握情况。考核分为三个层次，即一般了解、基本掌握、重点掌握。一般了解，主要指对教材中介绍的一般性知识、方法等有一个大概的了解，知道有一个说法就可以。基本掌握是指对所要求的内容要能够做到运用较为灵活，对涉及到的相关理论和方法能够既知其然，又要知其所以然。重点掌握是指对所要求的内容在基本掌握的基础上做到对知识的融会贯通，对方法的把握能够熟练运用，谙熟于胸。 　　考核形式：本课程采用期末考试相结合的方式进行考核，与期末考试两者的比例分别为20%和80%。以作业形式由中央电大统一布置，测试共安排4次，每次均按百分制评阅，四次成绩平均分的20%记入总成绩。期末考试亦按百分制评阅，其成绩的80%记入总成绩。 试题类型及其结构：期末考试的题型为：单项选择题、判断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题型所占分数比例分别为：10%、10%、20%、%、0%。简答题设计题　　其他说明：本课程考试时间为90分钟。 　　期末复习应注意的问题 　　1、同学们在期末复习阶段需要通读教材，熟悉教材的篇章结构。 　　2、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题，每个问题均要回答。 　　3、本课程试题题量较大，一定要注意把握时间，做题顺序应该先易后难。 　　4、考试答题时要思路清晰，陈述问题要有条有理，分析充分，要点全面。 第二部分　课程重点问题线索 　　本课程教学内容分为十章，包括办公室实务、文员实务、电话电子通讯、邮件收发、接待实务、信访实务、会议及会谈实务、日程安排、差旅事宜、照料上司身边琐事、交际与礼仪、办公室用语、印信值班工作、文书与档案实务等。 第一章　办公室实务概述 　　一、办公室的含义服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。 　　二、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。 、办公室环境布置—7页）：（1）创造舒适而又工作效率高的环境—13页) 四、办公器械使用：传真机使用要点（P16）等。 　　第二章　文员实务 　　一、文员的工作顺序： 　　计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤 　　二、“优先顺序”处理工作： 　　第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 　　三、文员管理时间的方法 　　四、文员的工作方法： 　　1．请示方法与报告方法　　请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。重大、政策方面、需授权批准的事，作书面请示，上司作书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事，可用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。　　报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二是工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。 　　报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。 　　2．计划方法和总结方法　　计划方法：（1）要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。（2）分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。 　　总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作作及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。 　　3．受意方法　　受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题