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102學年度第1學期教職員工訓練 「公文實作研習」工作坊 主講人：謝季宏 主任秘書 令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。 呈：對總統有所呈請或報告時用之。 咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。 函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。 公告：各機關對公眾有所宣布時用之。 其他公文：（其他因辦理公務需要之文書，例如：書函、開會通知單、手令或手諭、公務電話紀錄、聘書、箋函或便箋、簽稿、會議文書、契約書、證明書、執照、定型化表單、、等）。 範例1：函（以學校報部函為例） 範例2：招標投標及契約文件用印 範例3：乙方學校以校長名義簽約用印 範例4：乙方學校以代理人名義簽約用印 一、簽稿： 當處理公務時，依事件之相關案情以書面 向直屬長官報告或研擬處理方案，俾便上級瞭解並於裁示時有所依據者，稱之為「簽」。通常簽可視為撰稿前之草稿、協商、建議。 機關團體對外發文前所擬之草稿，依據分層授權、相關法令、案例等以公文程式條例撰寫，之後據其核判程序發出者，則稱之為「稿」。 二、簽稿之擬辦方式： 先簽後稿：此係較正式之擬辦意見，即先上簽，待上級有所增刪、修訂、核示後，再據以撰稿上陳。 簽稿並陳：簽文意見與撰稿同時呈閱，以便長官瞭解案情據此判行。 以稿代簽：不另行簽文，直接撰稿呈核，多使用於案情簡單或一般例行業務者。 三、發函： 文字宜簡淺明確，以免誤解混淆或模棱兩可。 公文之結構分為主旨、說明、辦法三段式，惟應依所敘明事項之繁、簡、靈。 靈活運用，不必拘泥。若可於主旨一氣完成者，亦無須硬性分割為二或三段式。 如有附件，應於說明段中列明。 現行之電子公文程式大多分為兩段(即以主旨、說明兩段式撰寫)。 承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物、為何、如何」等要項加以考量。 製作公文時，應考量所涉法令，與曾經有過的相關案例。 承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分，故撰寫公文稿時，要切記遣辭用句、卑亢之間（上行、下行或平行）準確拿捏。 公文用語表 起首用語：查、關於、有關、茲… 稱謂用語：鈞、大、貴、鈞長、鈞座、台 端、 先生、女士、君… 引敘用語：奉、准、據、奉悉、敬悉、已悉… 經辦用語：遵經、遵即、茲經、嗣經、業經、經 已、復經、並經、均經、前經… 公文用語表 語 別 用 法 用 語 請示語 通用 是否可行、是否有當、可否之處、如何之處 期望語 下級機關（屬員）對上級機關或首長用 請　鑒核、請　核示、請　釋示、請　鑒察、請　核轉、請　核備、請　核准施行、請　核准辦理、復請　鑒核 請平行機關知悉辦理時用 請　查照辦理、請　查核辦理、請　查照見復、請　同意見復、請　惠允見復、請　查照轉告、請　查照備案、請　查明見復、請　查照、請　察照、復請　查照 請下級機關知悉辦理時用 希　查照、希　查照轉告、希照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希切實辦理、請照辦、請辦理見復、請　查明見復、請查照轉知 公文用語表 語 別 用 法 用 語 附送語 對上級機關檢送附件時用 檢陳、附陳 對平行或下級機關檢送附件時用 檢送、檢附、附送、附 結束語 對總統上簽時用 謹呈 對上級行政主管或首長上簽時用 謹陳、敬陳、右陳 用於便箋文末 此致、敬致、此上 公文的目的在期望達成溝通宣喻效果，承辦人撰擬公文時，不能只站在自己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。 公文稿陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體、文句、形式等。 公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿（文稿一頁以上者，請裝訂妥當於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，並於每頁加註頁碼）或簽再陳核；附件有二種以上，應依序分別標示附件1、附件2。 公文處理時間等級區分為： (1)最速件 (2)速件 (3)普通件。各單位應依業務性質及實際需要，自行預為區分辦理；若來文有時間性者(即特別件)，即須於規定時限內辦妥。 本校公文卷宗夾分為：紅色(急件)、白色(普通件)及黃色(密件)，請以公文處理時效性區分。 文書處理，請以隨到隨辦、隨辦隨送為原則，不得無故積壓。 公文簽辦時，原則於公文下方空白處簽擬，如會辦單位過多，請另行簽擬於「公文簽辦單」。 公文製作及公文簽辦應採由左至右之橫式格式，職名章簽署原則由左而右，由上而下。 任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載之年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。 文書處理過程中之有關人員，均請於文面適當位置加蓋職章或簽名，並註明時間（例如8月27日10時20分