行政公文文種的類型劃分-澳門特別行政區政府行政暨公職局.PDFVIP

o 《行政》第十四卷，總第五十四期，2001N .4，1245 -1250 行政公文文種的類型劃分＊ 于成鯤＊＊ 內容提要 本文分析了內地、臺灣、香港、澳門行政公文的現存狀況，包 括現行文種、文類，分類標準，分類中的問題。提出了行政公文類 型劃分的基本原則，並進行了綜合劃分試驗。 目前中國的行政公文有多種形態。除了國家的行政公文外，還有特別 行政區的行政公文，如香港、澳門的行政公文，以及臺灣的行政公文。由 於類型劃分的標準不一，各地文體類型差別較大，因而行政公文的類型劃 分，就成了一個迫切需要解決的問題。它不僅涉及到公文管理的科學化、操 作系統的現代化、處理程序的規範化，還直接關係到行政效率的提高。故 此，我想就行政公文的類型劃分問題，談一點想法，與各位學者共同討論。 一、行政公文文種類型的現存狀況 1．現行文種與文類 內地的行政公文，根據國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關 公文處理辦法》的規定，有十三種，即命令（令）、決定、公告／通告、通 知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。 臺灣的行政公文，根據臺灣1973年《公文程式條例》與《文書處理手 冊》的規定，有六類二十二種，即令、咨、呈、公告、函、其他。在其他 ＊本文為作者於二○○○年十二月一日至三日期間舉行的《第五屆現代應用文國際研討會》 上所發表的講話。 ＊＊上海大學中文系教授 1245 中包括書函和表格化公文兩類。書函中包括便函、備忘錄，表格化公文中 包括開會通知單、電話紀錄、簡便行文表。除上述之外，還有不包括在其 他文種之中的其他文種，如手令、手諭、箋、報告、簽函、便簽、聘書、 證明書、聘、顧契約書、提案、紀錄節略等。 香港的行政公文，根據香港語文事務署1997年《政府公文寫作手冊》 的規定，香港政府通用的公文有七類，即公函、政府憲報公告、便簽、通 告類文書、會議類文書、錄事和檔案紀要。 澳門的行政公文，尚未見具體規定。根據澳門政府行政暨公職局提供 的資料，回歸前後使用最多的文種有：命令、令、法令、訓令、批示、公 函、公告、通告、通知、申請書、意見書、建議書、會議紀錄等。 上述文種除去名稱相同者，計39種。各地使用最多的類型有7個，包 括令、公告、通告、通知、函、報告、呈請。中文公文文種的來源有三個 方向，一是來源於古代，如命、令、咨、呈、箋、諭等；一是來源於國 外，如議案、錄事、便簽、通函、公告、通告等；一是來源於現實創造， 如決定、決議、指示、通報、報告、意見書、建議書、會議紀要等。各地 文種取向側重面各有不同，有的古代文種多一點，有的引進文種多一點， 有的自創文種多一點。 2．現行文種的分類標準差別很大 現行文種的分類標準大略有以下幾種： 按上層統治者的使用需求立類。如民國元年6月的公文程式令，將令 分為大總統令、院部令、訓令三大類，這一分類方式便是從上層的統治需 求出發的。臺灣的現行公文有六類，其中令、呈、咨三類都是最高統治者 使用的。這種分類方法考慮上層統治者的需求較多； 按文種功能歸類。文種功能相近歸類，功能不同立類，形成種類混雜； 按文種的行文範圍與方向分類。如內部通告、外部通告、局部使用、 國內使用、國內外使用、上行文、下行文、平行文、外行文等； 按文種的重要地位分類。如憲報公告、普通報刊公告、國內外重大事 件公告、一般大事公告； 1246 按文種的特性分類。如指揮類、知照類、報請類、記錄類； 模糊分類，如其他類之類的提法； 還有按形式分類的，如表格化公文之類。也有用多種標準分類的。由 於分類標準不統一形成了分類的錯亂。 3．現行文類劃分錯亂 臺灣公文分為六類，咨與呈是文種不是文類，其他不是文類，是一個模 糊概念。按照臺灣文書處理手冊第二章的規定，其他文類包括兩個大類， 書函和表格化公文。但同時又規定，除此之外還有其