運動指導－公文寫作（一）.PDFVIP

運動指導 －公文寫作（一） 壹、公文類別與定義  定義：公文者，謂處理公務之文書。  類別：令、呈、咨、函、公告、其他公文。  其他：如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、 證書或執照等。 一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令。 二、函：各機關間公文往復，或人民與機關間之申請與答覆。  上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復。  下級機關對上級機關有所請求或報告。  同級機關或不相隸屬機關間行文。  民眾與機關間之申請答復。 三、書函  於公務未決定階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。  機關處理簡單性、例行性、固定性、通報性公文時使用。  政府機關答復簡單案情時使用。  寄送普通文件、書刊或一般聯繫、查詢，於行文時使用。 四、公告  機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。  方式得張貼於機關之公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。  如需其他機關處理者，得另行檢送。 五、簽：承辦員就職掌事項，對上級機關有所陳述、請示、請求、建議時使用。 六、開會通知單：召集會議時使用。 貳、公文行文系統種類 一、上行文  有組織法上之隸屬關係，其下級機關對上級機關所使用之公文書。  如：呈、簽、報告。 二、平行文  無組織法上隸屬關係，其同級機關或非同級機關間相互往來之公文書。  同級機關或不相隸屬機關間公文往復。  人民與機關間申請答復。 三、下行文  有組織法上之隸屬關係，其上級機關對下級機關所使用之公文書。  公布法規、任免、獎懲，發布命令所屬用之令。  上級機關對下級機關有所 指示時。 1 參、公文用印規格  凡公文之文別、用紙、行款、簽名、蓋章及用印等均須依文書處理手冊規定辦理。  發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、授權狀、獎狀、證明書、執照、契 約、匾額等，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。  函：上行文署機關首長職銜、姓名、蓋職章；平行文及下行文蓋職銜簽字章。對不 相隸屬之上級機關用﹝函﹞時比照上行文規定辦理。  書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文蓋用機關或承 辦單位條戳。  機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由機關首長署 名，蓋分層負責授權章或機關條戳。  機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署 名。  機關首長請假〈出國〉，發文用印均以實際發文日期為準，亦即首長批示之公文至 首長請假〈出國〉後始送發文，除署首長姓名，註明不能視事理由外，由代行人附 署職銜、姓名，加註﹝代行﹞兩字後發文。 肆、公文製作要領  簡（文句少而意義足）。  淺（不用奇字、奧義、僻典）。  明（不為隱語、誇張、諷刺）。  確（時間、數字，皆精確真實）。  正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整。  字體是用「標楷體」不加粗。  書寫公文之前，必先瞭解受文對象，弄清彼此關係，確定自己立場。  上行文應「謙謹有度」，平行文應「卑亢合宜」，下行文應「詞婉義正」。  書寫公文應有具體肯定的辦法或指陳。  文內避免層層套敘來文，僅摘述要點。  避免艱深費解、無意義或模稜兩可詞句。  段落分明，陳述清楚。  文句應正確使用標點符號，使句讀清楚，便於閱讀，免除誤解。 伍、常用公文寫作格式 ※公文結構 一段式：主旨 二段式：主旨、說明 三段式：主旨、說明、擬辦 2  主旨：全文精要，說明目的與期望；不分項，一段完成；力求具體扼要，60 字為 限。  說明：敘述事實來源經過或理由，提出處理方法分析；勿重複期望語，只摘述來文 要點，並視