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電子公文 QA 一、主管核判行後，後面的流程不見了？ 「後會」流程加簽的時機，請於主管判行後回到承辦 人的收件夾後再加簽。因主管一旦判行後面的流程將會消失. 二、公文製作時，你的電腦畫面下方會看不見 點選的鈕 處理操作 方法一：可先點選鍵盤上的 F11 先存檔已打完的資料 方法二：取消勾選將工具列顯示於最上層 方法三：更新電子公文系統的 WORD 版本 1. 更新執行檔下載:hldoc.exe 2. 登入公文系統:[線上更新] a. 更新 web cline 製作 word 範本 b. 安裝 wscript5.5 依作業系統擇其一下載 三、發現原承辦人所設定簽辦流程不完整，如何處理？ 可直接退文請承辦人員進行加簽；或開啟該份公文後，點選左列「公文流程」，選擇簽核名單再 點選加簽即可 四、「紙本簽辦」之公文如何修改簽核狀態為「電子簽核」？ 請將欲修改簽核狀態之公文打開，點選左側功能區塊的「公文內文」進入內文編輯模式後，再於 畫面最上方的「簽核狀態」選項改為「電子簽核」，按下儲存按鈕後，再重新開啟該份公文即可 完成簽核狀態轉換之工作，反之亦然。 五、如何將自己承辦過的公文，複製後重新運用？ 登入公文系統,在「資料查詢」或「公文追蹤」功能找出欲複製之公文，並點選複製鈕( )即可 複製一份新公文，存 檔後可在「公文暫存」中修改 。 六、教師因業務需要簽辦公文,如何申請公文帳號？ 請至文書組網站下載「帳號異動申請表」,經主管簽核後文書組建置帳號，帳號：為人事代碼；密碼請自行 設定，預設為空白，建議老師一定要設密碼並不定期更換，以免個人公文資料外洩。 七、公文退文後可以刪除嗎? 情況一：承辦人員創簽,因某些因素,此文不簽辦了,此時可填寫刪號單即可刪除 情況二：如果是電子簽文後改為紙本簽核請將紙本流程掃描後附加再結案,不需刪除 情況三：校長退文,須重新簽辦，此文不能刪除,於原流程後續繼加簽 八、發文後為什麼没有拿到公文副本 如果是電子發文，文書組將以檔名為「清單」的附件增加上去，不另外印紙本副本，發文清單中可查看該 份公文的電子及紙本發文單位。 九、如何分辦那些公文須要以紙本簽核或電子簽核？ 原則上有關經費、人事及須用印的文件皆以紙本簽核,可以參考「公務文件簽核作業要點」 十、很少承辦公文而不常上公文系統的人，如何得知有公文到件？ j 公文系統可設定到件通知，請於系統左邊「個人設定」內之「基本資料」項下開啟該功能即可， 若有公文到件，系統會發送到件通知至所設定之 Email 帳號。 十一、開會通知的錯誤訊息 製作開會通知時在 建請 □ 層決行 請打上一、二或三請勿打上決行者的姓名,不然就會出現以 下的錯誤訊息，並且無法存檔。 十二、經上級簽核擲回之簽呈要如何進行結案 ？ 在收件夾中看到公文狀態擲回 點開該份公文,找到結案紐，輸入日期及分類號即可結案。