信息社会的档案利用服务.PDFVIP

档案信竞利用蘧临的挑战 信息社会的档案利用服务 李明贤 20世纪以来，人类在信息、新材料、新能源、生物、鸯间 穰海洋等六大领域取褥了重大的突破藕进展，其中信息技术的发 展尤为突出。信息技术的广泛应用，不仅对生产方式、经褥方 式、管理方式和行为等经济活动有壹接影响，两豆还强有力蟪渗 透到人类社会生活的各个方面，直接或间接地引起人们生活方式 和质量、文化教育活动、价值等观念的变纯。近年来，信息、知 识和智力越来越成为社会发展的决定性力量；信息技术、信息产 业和信怠经济日益成为科技、经济、社会发展的主导因素；信息 势动者、脑力劳动者和知识分子的作耀越来越太；社会经济生活 分散化、多极化、小规模化、非群体化和节奏加快的趋势日益强 他，蔷怠社会到来了。 信息社会，作为信息重要组成部分的档案如何适应社会的需 要，搞好利用服务蕊临薪昀挑战。 信息社会，档案部门的职能极大地向外延展，社会教育职 能、知识信息传递职能、智力开发职能，这些是档案部门所担任 的基本职能，并通过剩恩服务这一过程来实现。服务的质量、服 务所创造的价值是衡量档案馆社会效益和经济效益的标志。所以 改变档案裁焉服务稳方式是档案馆的港务之急。信息社会档案裁 用服务的方式大体可划分为三种类型：一是档案资源的提供服 务。这是最基本酶利用服务方式，它是在基本不改变馆藏档案信 息形态下，有选择地为用户提供档案信息资源的活动，包括档案 的借阗、档案的展览、档案的爱翩、档案的信息发布等。二是信 】 全国新千年档案学理论研讨会论文集 息咨询服务。它是在档案信息资源提供服务的基础上发展起来的 一种服务方式。它的前提是档案信息资源的开发，它的基本特点 是改变馆藏档案信息资源的形态以产生新的信息产品，它的实质 是信息资源开发活动向市场的延展。档案咨询服务的表现形式主 要有：档案馆藏线索咨询服务、档案事实及数据咨询服务、定题 档案情报服务、进行中的科研项目追踪服务、出版发行档案资料 专题汇编等。三是网络档案信息资源提供和开发服务，它建立在 现代信息技术基础之上的，以计算机硬件和通讯设备为依托，以 应用软件为手段，以档案数据库信息资源为利用对象。其优势是 将信息资源提供服务和信息咨询服务统一起来，同时又可最大限 度地实现个别化服务。 从目前的实际情况看，档案馆要实现上述三种类型的服务还 存在不少问题。主要表现在：一是对档案的信息属性认识不足， 服务的意识不强。长期以来，档案工作者过多地强调档案的保 密、安全等特殊性，而对档案是一种动态的、可增值的、共享的 知识与智慧的信息资源认识不足，把“藏”作为工作的主要方 向，利用注意不够。再加上人为的封锁，使丰富的档案信息资源 与火热的社会实践活动相脱离；对档案信息资源的开发不够。目 前档案资源的开发局限于以往的档案编研工作，编个大事记、组 织沿革，搞个统计汇集，写个专题概要等。大量的丰富的馆藏档 案信息没有“盘活”，静放、闲置造成极大浪费。出现这个问题 的根源是“档案开放”这一不同于其他信息资源管理的规定，限 制了档案资源的开发；档案工作者守旧的观念，对档案信息资源 开发涵义的认识不清也影响了档案资源的开发；馆藏单一、档案 信息资源贫乏制约了档案信息资源的开发。二是服务质量低。现 在不少馆都在抓服务质量，但抓服务态度多，在真正提高服务质 量上下工夫少。抓服务质量是要抓“微笑”，抓文明用语、礼貌 待客，但真正的服务质量应该是抓部门的设置、人员素质和科技 2 档案信息利用面临的挑战 进步，使人员高素质，运行机制高效率，管理手段高技术。 为了适应信息社会人们对信息的需要，档案利用服务必须要 有全新的理念、工作和技术方法。 首先，要看到“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织 以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等 不同形式的历史记录”，同时也要看到档案是作为信息存在和流 通的一种形式的文献。档案价值在于它载体和记载内容的原始性 和唯一性以及它记载信息内容的知识性和技术性。这是档案与其 他文献的区别