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中国繁荣基金项目实施规范和财务指南 （2015-16 财年招标） 项目实施方的主要职责、财务管理和报告要求 1、项目实施方的主要职责 下面是项目实施方在项目各个阶段的主要职责概述。详细的财务和报告要求详见后文。 项目设计 在项目设计阶段，项目实施方需要： 1、根据项目战略指南，构思项目概念，完整标书内容以及活动预算； 2、一旦完整标书得到批准以及合同签订后，组建一个具备足够实施能力的项目团队； 3、确保从政府和主要利益相关方获得支持，包括其同意参与项目活动以及在必要时授权 分享数据； 4 、在项目评审委员会批准完整标书后的一周内，与所有项目协同实施方明确在项目实施 过程中各自的职责 ，同时根据与英国使馆/领事馆协商同意后的修改意见确认最终版本 的项目标书和项目活动预算表。在项目获批和合同签订后的两个月内与协同实施方签 订项目分包合同，并向使/领馆提交副本。 项目执行 在项目执行阶段，项目实施方需要： - 根据合同、完整标书和项目活动预算表中规定的条款、项目计划和预算执行项目； - 如果需要对项目活动计划或预算提出修改，请立即通知使/领馆的项目经理； - 通过工作月度计划和阶段性预算，与使/领馆项目经理确认接下来一个月的活动和预计 花费，确保项目活动预算表实时反映项目活动情况； - 提供财务报销单据和费用单据（如发票和收据的扫描件）； - 向使/领馆项目经理提交项目进度季报； - 每季度，以及必要时，与使/领馆项目经理及政策官员讨论项目进展情况； - 确保项目产出和进度季报中包含标书中列示的所有项目协同实施方的想法和意见，与 所有项目协同实施方分享最终季度报告及相关的项目产出文件； - 邀请使/领馆项目经理和政策官员参加主要项目活动（启动会、成果分享会及主要研讨 会）；并在会前与使/领馆项目经理确认活动细节。 - 根据标书中列出的时间表，提供相关项目产出报告草稿供使/领馆项目团队评阅，并分 享最终版本。 请注意, 一份内容齐全的进度季报和账务报销材料是进行项目费用报销的前提。 如果您不能及时提交令人满意的进度季报，财务汇总材料以及/或项目产出，英国使/领馆可能 中止合同。 项目终结阶段 在项目终结阶段，项目实施方应： - 在听取使/领馆项目经理和政策官员的反馈意见后，提供标书中列示的所有项目最终产 出文件； - 提供一份内容完整的项目完结报告，内容包括： o 根据项目实施活动“成功指标”评估项目进展，并提交相关证明文件，确认项目 目标是否实现，或提供未完成的原因； o 证明项目产出已完成的资料； o 确认所有活动已经完成，或提供未完成的原因； Page 1 o 证明项目收益可持续的材料； o 确认实际花费以及与预算出现明显差异的原因； o 解释“物有所值”原则是如何得以实现的； o 列出促成项目目标实施的外部因素、任何非预期的结果、以及可吸取的经验教 训； o 对使/领馆现行流程和机制的反馈意见。 - 必须在项目完成后的12 周内递交项目完结报告 o 在项目完成6 周内提供初稿； o 由项目经理安排，通过面对面展示/会议或电话会议（当前者无法实现时），向 项目组展示项目成果/影响； o 根据会议反馈确定最终版本完结报告，并在项目完成后 11 周之内将完结报告 提交给项目经理； o 项目经理和使/领馆项目团队审阅提交的完结报告，并在项目完成后的 12 周之 内确认收到令人满意的项目报告。 请注意使/领馆有权暂缓支付项目的尾款，直至项目实施方提交一份令人满意的完结报告。 - 同意通过英国使/领馆繁荣基金官方网站公布项目主要产出