会议接待方案制定.pptVIP

10.会议接待——方案制定 会议指南 (1)会议日程安排 包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。 (2)住房安排 包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。 (3)会议分组名单 包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。 (4)会议秘书处的组成 包括备会务小组成员名单、住房号及电话。 (5)会议注意事项、作息时间表等 （一）接站工作 此次表彰大会的与会人员1500人左右，会议的规模较大，属大型会议，应成立专门的接待组负责接站工作。接站人员应在30人左右，他们应训练有素，对待与会人员应自始至终态度谦和、彬彬有礼、服务到位，对与会人员咨询的问题要尽可能地给予明确、具体的回答。根据工作需要和接待计划的安排，这些接站人员应分别分批次地被派往火车站、机场、码头，并准备好车辆，带上会议代表接站安排表、手提式扩音器、桌椅、工作证、胸卡、醒目的接站条幅和接站牌等接站标识物品，还要有一张急救电话号码表，应包含主要航空公司、出租车公司和会议有关方的电话号码。 2008年度表彰大会接站工作安排(12月22日) 领导小组： 组长：办公室主任 副组长：办公室副主任 组员：秘书高山、施林等28人 集中报到时间：12月22日一天 接站（办公室副主任负责） 1、火车站 （1）白天接站：12月22日（早6：30—18：00）车辆安排：接站车六辆（要有接站牌和条幅），12月20日前落实。接站人员：办公室副主任等12人（4男、8女）。（2）夜间接站：12月22日（晚18：00—24：00）车辆安排：接站车四辆（要有接站牌和条幅），由秘书高山带领8人（4男、4女） 备品：桌椅、条幅、接站牌、矿泉水4箱。 2、机场（办公室主任负责） (1）白天接站：12月22日（早7：30—18：00）车辆安排：接站车四辆（要有接站牌和条幅），12月20日前落实。接站人员：办公室主任等8人（3男、5女）。 （2）夜间接站：12月22日（晚18：00—23：00）车辆安排：接站车两辆（要有接站牌和条幅），由秘书施林带领4人（2男、2女） 备品：桌椅、条幅、接站牌、矿泉水2箱。 （二）报到工作 会议是年终表彰大会，邀请了众多省市领导和业内同行代表，规模较大，报到工作应准备充分，尽量做到井井有条，具体做法如下： 1、在报到处的周围设立醒目的引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。2、接待人员将预先准备好的文件袋（包括有关会议文件和会议材料、会场座次图、代表证、工作证、出席证等证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员，必要时引导与会代表去所住宿的房间并简要介绍周围的情况和开会的要求。 3、向每位代表发放《会议指南》，《会议指南》包括会议日程、会议文件、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、宾馆服务、注意事项等，要尽可能详细、清楚，使与会代表一目了然。 4、随时统计需订返程票的会议代表，会议期间，根据预定返程票回执（见下表）和与会人员的需要安排专人负责飞机票、车票、船票的订票工作，直到外地与会人员全部离开。 5、随时统计报到人数以备领导查询，答复会议代表咨询。 6、报到结束后，汇总有关情况报告会议秘书长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。 （三）签到工作 此次表彰大会的规模较大，属大型会议，所以与会人员签到时最好使用电子签到卡签到，这要求会议秘书处提前根据与会人员的信息，在会前制作好电子签到卡。这样，与会人员进入会场时，用磁卡插入（接触式）专用机，或靠近（非接触式）签到机，与此相连的电脑就会自动记录和显示与会者的姓名、性别、年龄、单位、职务、代表的性质、组别、代表证编号等信息。此外，电子签到机在与会人员签到结束后还能立即统计出出席人数和缺席人数，并能随时调出这些与会人员的相关信息。 由于购买电子签到机费用昂贵，而且也不经常使用，所以可以临时租用技术先进的电子签到机更为经济实用。 掌握会议接待工作方案的制作 教学目标 教学内容 会议接待方案拟写 会议接待方案 ??? 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 （一）会议接待方案的含义 知识点 会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员（正式和列席）、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等。 每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。 （二）会议接待方案的基本内容 1. 接待对