公文写作与处理课程讲义.ppt

登记要从实际出发，严格手续，防止漏登、错登；要注意简化手续，避免繁琐。 公文登记的作用，主要有四方面： 一是便于管理和保护文件，防止积压和丢失。 二是便于检索（查找）和检查文件。 三是便于文件的统计和催办工作。 四是作为核对和交接文件的凭据。 （一）收文处理程序： 4、分送 分送是内收发对文件登记后，分送有关领导拟办（办公室主任或文字秘书）、批办（机关负责人）。分送中，文件不能横传。要求快速传递，防止错漏。 （一）收文处理程序： 5、拟办 所谓拟办，就是简明写出对文件的处理意见和理由，并署明拟办人的姓名和拟办日期。拟办意见签写在公文处理单的拟办栏内。 一般的机关，拟办意见由办公室主任或文字秘书办理。此环节是对收文提出初步处理意见，供有关领导审核决定，有助于节省领导的时间和精力，使文件及时得到妥善处理。 拟办工作要及时、准确，不能马虎、草率。 （一）收文处理程序： 6、批办 指机关领导人就某份文件应如何办理所作的批示意见。 批办一般要写出处理意见，指明承办部门（人），主办部门（人），限定承办时间，并签署姓名和日期。 批办工作，一方面反映了批办人的职权；另一方面是为了实现机关的工作职能。 批办意见要尽可能明确具体，不能只画圈，不表态。批示的文字应当尽量写在批办栏内，以保持公文页面的整洁。忌用圆珠笔、铅笔。 （一）收文处理程序： 7、承办 指对工作任务的执行和对业务问题的具体办理。 处理承办事项，如属全局性的问题，一般由办公室牵头办理；如属业务性的问题，应由分管这项工作的业务部门办理；涉及几个部门的问题，应由某个部门牵头（主办），其他部门协同办理。 承办文件应注意以下几点： （1）需要复文的，既要对来文事项进行处理，也要为机关代拟复文稿。 （2）文件办结后，应将办理结果简要记载于公文处理单的办理结果栏内（如属阅件，无须记载）。 （3）承办文件，要按轻重缓急，依照办文时限规定，有条不紊地处理。为防止忙乱中误压文件，最好将已办文件和待办文件、急件和平件分卷存放。 （一）收文处理程序： 8、催办 指对需要办复的文件，按照办理时限，对承办人及时给予提醒和督促，以防止拖拉迟缓，误时误事。催办工作分为两个方面： 一是对本机关处理的收文进行提醒、督促，叫内催办。由本机关的文书工作人员负责。 二是对本机关向下级机关发出的文件，向其催询办复情况，叫外催办。由承办部门（人）负责。外催办可采用电话、发函、发催办单等方式。 催办是公文处理工作中的一项重要制度，对提高机关工作效率有一定的保证作用。 （一）收文处理程序： 9、注办 在“公文处理单”的办理结果栏注明“办件”的办理情况和处理结果，以备日后查考。 （一）收文处理程序： 10、清退------重要的、机密性强的公文，办理完毕后，一般在次年3～6月清退回指定的发文机关，以保证党和国家机密安全。 立卷、归档------是保存公文的一种方法，即将已经办理完毕的文件，组合成一个个案卷，便于日后检索和利用。它是公文运转处理的终点与归宿。 （二）发文处理程序 1、拟稿（包括代拟） 指公文的起草工作。拟稿包括两种形式： 一是主动创稿，即发文机关根据工作需要和实际，主动撰写文稿。 二是回复撰稿，即为了回复来文机关而撰稿。这里，复文的拟稿环节是从收文处理程序中的承办环节开始的。 什么叫代拟？即：在一个机关内，职能部门代本机关起草文稿或者在同一系统内，下级机关为上级机关代起草文稿，称代拟。 （二）发文处理程序 2、审核 指文稿在送领导人最后审批签发前，对公文内容、体式等做全面检查修正工作。 审核这一环节，通常由部门负责人以及办公室富有工作经验、文字水平较高的文秘人员（包括办公室负责人）负责，又叫“把关”。 审核“把关”工作，注意做好“六查”： 一查有无矛盾抵触。即有无同党和国家方针、政策以及法律、法规、规章相抵触的；有无同本机关前文相矛盾的。 二查政策界限。草拟的公文内容，现实与可能情况如何，允许和不允许的界限是否清楚、交待明确？有无太笼统、太死板、太琐碎的地方等，以免收文机关在理解或执行中发生困难和偏差。 三查措施落实。文搞中的措施是否切实可行，依据是否充分等。 四查文书处理程序。如：发文名义是否合体，是否需提交会议讨论或需经有关机关会签等。 五查文字表述。文字是否通畅、简练、合乎语法逻辑，有无文字错漏，标点不当，数字前后不一等情况。 六查公文体式。文种是否准确，标题是否简明，主送与抄送机关以及密级、紧急时限是否妥贴等。 （二）发文处理程序 3、签发（包括会签） 是机关领导人对文稿的最后审核批准，是发文处理程序的关键环节。 签发是机关领导人行使职权的一种表现，同时也代表所在机关对公文内容负责。公文一经签发，就标志这份公文开始生效。因此，签发公文时，既不能越权签发，也不能盲目签发。应注意以下几点： （1）