文秘、文员培训讲义.ppt

2、秘书人员的职业素养 ?具有强烈的事业心，表现在： 3、秘书人员的职业性格 但是， 一个优秀的秘书最需要具备： 一个优秀的秘书需要具备： 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇 案例：开会 老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了…… 秘书要做到九段才算成功 办公室6S及办公用品管理 6S目的：为理顺工作现场秩序、提高工作效率，有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，同时发挥办公室对外窗口的作用，树立良好的内外形象。 6S内容 整理：对工作现场物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等； 整顿：对非必要物品果断丢弃，对必要物品要妥善保存，使工作现场秩序昂然井井有条；并能经常保持良好状态这样才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除寻找物品的时间浪费和手忙脚乱； 清扫：对各自岗位周围办公设施进行彻底清扫清洗，保持无垃圾无脏污； 清洁：维护清扫后的整洁状态； 修养：将上述四项内容切实执行持之以恒，从而养成习惯； —安全：上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一。 好公文的标准 2、公文写作的概念与作用 （1）公文概念 公务文书，又叫公务文件，简称公文。 是法定组织在公务活动和经营工作中，为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料；是发布行政法规和规章，施行行政和经营管理措施，指示答复问题，指导布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 （2）公文分类 《办法》规定的公文有十三种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。 按行文的方向分 上行文。是下级机关、组织、单位向对其具有领导或指导关系的上级机关报送的公文，如请示、报告、汇报性的简报等。行政机关向同级的权力机关报批的议案等也属于上行文。 下行文。是上级机关、组织、单位向所属机关、组织、单位以及虽无隶属关系却有指导职能的下级机关、组织、单位下发的公文，如命令、决定、批复及带有指示性质的通知、通报、简报等。 平行文。是平行机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间，为协商或通知有关事项而制发的公文，如函等。 通行文。是既可以上报，又可以下发，还可以平级送达的公文，如会议纪要、意见等。 （3）公文的格式 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。 ——公文用纸主要技术指标。 ——公文用纸幅面及版面尺寸。 ——排版规格与印制装订要求。 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。 纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。 公文用纸幅面及版面尺寸 文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。 公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。 A4型公文用纸页边及版心尺寸 上报公文首页版式 下行、平行公文首页格式 印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 公文的图文颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 （4）公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （5）公文中各要素标识规则 组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。 3、几种主要公文的写作要求 通知、请示、报告、函、会议纪要 计划、总结 ——通知的写作 通知的含义 是“用于发布法规和规章、任免聘用干部，传达上级机关指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下