第八章公文处理概述精品.pptVIP

（二）环节后延 着眼于全程管理，将需持续的环节向后延伸。原来只在某一个时间点上完成的特定环节在电子环境中可能需要在一个连续的时间段上持续完成直至跨越电子文件的整个生命周期。这是与传统流程线性、“平面”设计的最大不同之处。 上述各个环节在前置的同时还需后延，归档、鉴定都不是一蹴而就的环节；著录必然贯穿于电子文件的制作、处理、归档、迁移、利用等各环节之中，除了满足编制检索工具的需要之外，还要承担起维护电子文件真实性的重任；电子文件的信息保护与载体保护更是贯穿始终。 * （三）环节叠交 即就系统而言，某些环节可能存在功能交叉或包含关系、时间重叠或相互穿插现象。这是电子环境中文件、档案一体化管理的必然结果。 比如：鉴定、著录、归档同时在文件形成之际进行。 又如：登记与著录、分类与归档、鉴定与鉴别、归档与鉴定等交织在一起。 * * * 第一节 公文处理程序的特点 第二节 OA环境中的文件档案一体化管理 第三节 公文处理流程的再造 * 第八章 公文处理概述 一、公文处理程序的含义与内容 1. 公文处理程序——按照公文制发、办理和管理的规律，对文件工作中一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。 2. 通常包括: 收文处理 发文处理 办毕公文的处置 * (一) 收文处理程序的一般内容 收文处理是指机构伴随公务活动收受外单位发来的文件并对其进行处理和办理的过程。通常划分为三个部分: 其一, 收文的接收: 接收、审核、退文或分发； 其二，收文的办理：拟办、批办、承办或组织传阅、注办； 其三，收文的管理：登记、对内催办、注办等。 * （二）发文处理程序的一般内容 发文处理是指机构为履行职能制发公文的过程。通常划分为三个部分： 其一，发文的形成：拟稿、会商、审核、 签发、缮印、校对、用印或签署； 其二，发文的发出、传递：发文登记、传递、发出或公布； 其三，发文的管理：登记、对外催办、查办等。 * （三）办毕公文处置的一般内容 办毕公文处置指根据办毕公文的不同内容或价值，对其分门别类，剔除无用文件，对有价值的文件进行有序化整理的活动。 包括四个部分： 其一，归档文件的整理 其二，清退 其三，暂存 其四，销毁。 * 纸质文件处理程序示意图 收文 发文 收文登记 审核、退文 接收 分发、加工 拟办 批办 承办 注办 拟稿 会商 审核 签发 复核 缮印校对 用印签署 发文登记 发出公布 组织传阅 对内催办 查办、对外催办 信息反馈 办毕文件处置 归档 清退 暂存 销毁 * 二、公文处理程序的特性 （一）规范性 应通过制定工作制度、科学规划、标准体系设计等方式，对每个工作环节及整个流程予以规范，成为不同部门共同遵循的规范，保障有效和高效。实现公文处理程序的标准化。 * （二）有序性 从整体上要求所有处理环节紧密衔接、有机合成，井然有序，满足文件处理工作涉及部门和人员范围广泛，需要加强协调、合理控制、协同办公的要求。 文件处理的一般环节顺序与工作步骤一般不能任意颠倒或打乱。 * （三）双轨制 指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转，又称“双轨制”运转。文件进入运转程序时形成电子文件和纸质文件两种版本，文件人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理 。 “双轨制”的出现是在OA平台上开展业务活动的必然结果，是对电子文件实施的全程管理，从根本上保障电子文件真实性、可靠性、完整性、有效性的关键举措。。 * （四）非线性 非线性思维是系统思维的核心，也是了解电子文件流程特点的新视角。 基本特征：非单一性、非均匀性、可变性。 具有线性特征的文件在电子文件环境中演化为文件连续体，呈现出非线性特征。在设计OA系统中的文件处理流程时必须考虑这一新特点，兼顾文件、档案一体化管理需求，在原有纸质文件处理流程基础上实施流程重组。 * 第二节 OA环境中的文件档案一体化管理 一、OA环境中文件、档案一体化管理的含义 1.定义 OA环境中的文件档案一体化管理是指基于文件生命周期理论,利用计算机及网络技术,从系统论的角度出发,对文件工作和档案工作统筹规划、科学管理，使之系统化、规范化、以期发挥各自及整体最大效能，从而提高各类机构管理效能，确保从机关现行文件直到馆藏档案管理的高效和优化。 * 2.理论基础 文档一体化的理论基