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全国 NVQ 企业行政管理 企业行政经理 全国企业行政管理人员自测题库 企业行政管理人员应知应会 132 题与参考答案 第一单元 办公室工作 1、企业行政管理人员的主要职责是什么？ 答：企业行政管理人员的主要职责有： （1）收发信函 （2 ）接打电话 （3 ）存档、检索 （4 ）接待来访者 （5 ）复印 （6 ）使用计算机制作多种文件 （7 ）安排约会 （8 ）安排会谈和会议 （9 ）物资的购买与管理 （10） 办公室财务管理 （11） 安全和保密 2、 企业行政管理人员的基本素质是什么？ 答：企业行政管理人员的基本素质是： （1）工作能力 A、良好的交流技能 B、机智 C、有能力识别自己能处理的问题和那些应该求助于他人的问题 D、良好的记忆力 （2）工作态度 A、准时 B、得体的外表 C、对单位的忠诚 D、准确性 E、热心帮助他人 F、自觉处理加班 （3）心理素质 A、热情友善的性格 B、互相理解 C、谨慎 D、 冷静 3、 小型单位办公室的行政管理工作职责是什么？ 答：小型企业办公室的特点是综合性和复杂性，决定了小型企业办公室的职责： （1）负责办公文件的复印，包括复印、缩放、装订和整理。 （2）负责信件的收发，包括分类、发送。 （3）回答电话查询和接通外线。 （4）负责对内、对外联系和处理紧急事务。 （5）负责接待来访者，带领客人参观。 （6）与新闻媒体打交道，代表企业接待来访的记者。 （7）负责信件、资料的归类存档。 （8） 用计算机文字处理、数据库、电子表格和桌面出版软件来制作文件。 4、 简述大型单位某个办公室的行政管理工作职责是什么？ 答：大型企业行政管理办公室是按事项划分的，如档案室、接待室、合同办公室等，分门别类，分工负责， 相互协作，彼此沟通。以某公司合同办公室为例，其主要职责包括： （1）发送材料和正确填写申请表格给复印中心，以进行复制、整理和装订。 （2）处理本部门收到的信件，并分发给相应的人员。信件先送到单位收发室，在那里把信件按部门分类 再分发。 （3）收集本部门要发出的信件，并送到单位收发室。 （4）回答单位内外部的电话，负责请总机接通外线。 （5）接待从单位前台转来的，并已发放了来宾卡的来访者。 （6）将手写或磁盘上的信息整理到“发送文档”中，准备发出。 （7）归类保存在本办公室的材料，并发送其余的给中心归档室职员归档。 5、大型单位办公室集中化管理的优缺点是什么？ 答：办公室服务集中化的优点有： （1）人员专业化 （2 ）容易地监督工作流程和控制成本 （3 ）易于标准化、规范化 （4 ）有利于集中购买设备 （5 ）使用空间小 （6 ）信息共享 办公室服务集中化的缺点有： （1）集中化程序管理难以满足所有部门需要。 （2 ）员工工作职责过于狭窄，工作单一。 （3 ）工作过于程序化，员工创新能力得不到提高。 （4）工作程序繁锁，降低效率。 6、办公室集中化管理中，打印室的任务是什么？ 答：办公室集中化管理中，打印室的任务有： （1）打印与复印，要注意各部门所要求的复印数量，尺寸，颜色，是否需要放大，缩小等。 （2 ）装订，将复印好的散页按页码顺序整理，装订或打孔成册，为各部门备好待用。 （3 ）印刷与制作，如业务部门需要，打印室也可制作一般性黑白或彩色的业务传单和小册子发送给客户。 如果需要高质量的打印，打印室人员有责任与外部专业单位联系。 7、办公室集中化管理中，办公用品储藏室的任务是什么？ 答：办公室集中化管理中，办公用品储藏室的主要任务有： （1）货物订购方面： A 、 从外部供应商进货，并按照交货单据核对物品，任何短缺应该记录，并提交会计部门； B 、为每种办公用品准备存货记录卡，记录卡必须注意定期更新； C、办公用品数量达到最低标准时，必须联系订购； （2 ）货物存放管理方面： A 、 货物应按正确的方式存放，重的、体积大的放在架子底部； B 、危险品按照包装指明的方式存放 （3 ）办公用品发放管理方面： A 、 从申请人处接到办公用品申请