秘书职业概论.ppt

秘书 1．领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。 2．如果你想向上司提出忠告，你应该显得只是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的东西。 3．至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。 ■训练２ 下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘，请体会其中的真义所在。 ·从事秘书工作这一行，别人睡觉我清醒，别人度假我站岗，别人娱乐我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。 ·有人风趣地说：秘书工作“无法无天”，不受劳动法保护，没有星期天的概念。 ·领导开会我先来，看看座位怎么排；领导讲话我先讲，看看话筒响不响。 ■训练３ 回忆你看过的文学作品或影视作品中的秘书人物（或有秘书特征的人物），比如金庸小说《鹿鼎记》中的韦小宝、电视剧《乔家大院》中的孙茂才等，请共同讨论分析这些人物身上有什么是值得我们学习的？又有什么是我们必须摒弃的？ 引题 小测试：你适合做文秘吗？ 小测试：你适合做文秘吗？（表一） 序号 检测内容 良 一般 差 1 良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。 ? ? ? 2 良好的口头表达能力，如能得体地应对电话。 ? ? ? 3 善于与人沟通。 ? ? ? 4 随机应变能力强。 ? ? ? 5 能严守秘密谨慎处理保密文件。 ? ? ? 6 能准确理解上司的意图。 ? ? ? 7 能沉着处理紧急事件。 ? ? ? 小测试：你适合做文秘吗？（表二） 序号 检测内容 良 一般 差 8 能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。 ? ? ? 9 ? ? ? 10 经理外出时能主动主持办公室工作。 ? ? ? 11 良好的职业道德和强烈的进取心。 ? ? ? 12 精力充沛。 ? ? ? 13 良好的安排时间的能力（如出差计划与安排） ? ? ? 14 良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。 ? ? ? 及时将企业内外部信息传递给经理。 小测试：你适合做文秘吗？（表三） 序号 检测内容 良 一般 差 15 有组织观念和团队精神。 ? ? ? 16 与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。 ? ? ? 17 能参与企业具体项目的开展。 ? ? ? 18 积极主动而非被动地工作。 ? ? ? 19 懂办公室内财务管理。 ? ? ? 20 知错能及时纠正。 ? ? ? 21 知道何时征求上司的意见和给上司建议。 ? ? ? 小测试：你适合做文秘吗？（表四） 序号 检测内容 良 一般 差 22 能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找） ? ? ? 23 有一定数学头脑。 ? ? ? 24 会多种语言并且能适应多国文化环境。 ? ? ? 25 求知欲强。 ? ? ? 26 掌握先进计算机软件的应用。 ? ? ? 27 能代替上司处理日常事务。 ? ? ? 28 独立工作能力强。 ? ? ? 判断标准 计算分数：良=2分 一般=1分 差=0分 若得分高于46分，表示你比较适合做秘书人员，日后要不断学习，努力补充知识，争取做的更优秀。 若得分低于46分，那你要好好考虑一下，你可能不适合担任秘书人员工作，应该积极改进。 Thank You！ * * NOTE * NOTE * NOTE * NOTE 秘书工作原则的内容 改革开放的20 多年来，秘书工作发生了巨大的变化，但秘书的工作原则没有变。 名人迅速及时办文案例 铁托是前南斯拉夫政治家，高尔基是前苏联大作家。两人在处理公文方面，都有喜欢使用没有抽屉的办公桌的习惯。 铁托掌管党政军大权， 日理万机，但处理公文时，总是非常及时，从不积压。他把公文放在办公桌上，以便随时抽时间阅批。 高尔基不仅自己要坚持写作，而且担任国家文学艺术方面重要的领导工作。他为了避免文件积压影响工作，也让秘书把文件放在办公桌面上。他认为，文件一进抽屉，就很可能不再去过问，从而造成积压。放在桌面上，有利于提醒自己及时处理。 秘书工作方法 1、 请示? ?2、报告? ? 3、?挡驾 4、?典型调查法? 5、?抽样调查法 6、比较方法 7、综合方法 8、随机参谋法 9、受意 。 案例：无理取闹者 刘老是市人大常委委员，给他写信、上访的人不少。一天，有位来访者要求刘老为其伸张正义，因为无介绍信，被挡在传达室。秘书小陶向来访者了解情况，