行政文秘与行政公文写作概述.ppt

秘书写作 邓艳林 第一章 概 述 一、公文的定义 公文全称公务文书，是指行政机关、 社会团体和企事业单位在行政管理活动 或处理公务活动中产生的，按照严格的、 法定的生效程序和规范的格式制定的具 有传递信息和记录作用的文件。 企业公文是企业经常使用的具有一定格式的文书的总称，它是企业发布领导人指示和传达企业内外各种信息的手段，因而是企业管理的一种重要工具。 建通公司新来的费秘书，按行政部吴经理的安排，给王总经理写了一份下半年市场前景分析材料。他写作的步骤是：先去档案室翻阅有关材料、数据，然后再做些市场调查，一周之内完成。费秘书为了显示自己的才能，两天之内就洋洋洒洒写了五千余字的材料。他充满自信，趁部门经理不在场时，亲手将材料交给了王总，希望一炮打响，给自己在领导心目中造成一个良好印象，以利于今后工作的开展。 一个钟头后，王总把他叫了去，吴经理也在座，费秘书有点忐忑不安，王总让他坐下。曾做过总会计师、营销部主任的王总开门见山：“小费啊，仅有良好的主观愿望不行，你写这材料最关键的是缺乏数字，特别是数与数的对比。近几年来我们所经营的主要商品销售的变动情况，要用数字来体现，从数的变化中的茁规律来。我要的是数字！数字！你懂吗？特别是对数字的分析……”王总似乎有点激动，便吩咐其余问题让部门吴经理给费秘书谈。 两人来到吴经理办公室，吴经理新首先沉默了好一阵子。费秘书更加忐忑不安了，头上甚至沁出了汗水。 吴经理还将给费秘书指出些什么？ 首先，吴经理应强调秘书应遵循办事程序。材料写成以后首先应在部门审查通过后，才能呈递领导审阅。 其次，吴经理还应指出“数字”与“材料”的关系。 公文能否发给个人 一天，某县教育局长杨某提着一袋礼品来到地委秘书于科长的家。聊了两句，杨某问道：“老同学，听说地委批准我当副县长了，有这回事吗？”于科长想了想说：“好像有这么回事，地委的文件昨天已正式发出，明天应到咱们县了。但这只是提名，还要按法律程序经县人大常委会通过，预祝你成功啊。” 杨某提出：“老同学，你明天找一份任职通知书给我，我到你办公室去拿，十点钟我准时到，咋样？” 于科长说：“啊？这个事不好办呀。” 杨某以为老同学卖关子，就直截了当地说：“我当了副县长，绝不亏待你老兄。” 不等于科长作进一步解释，杨某就抢着说：“得，不给正式文件也可以，你就帮我复印一份，明天上午我到你办公室去拿，再见”一闪身就出了门。 第二天上午，杨某近时来到地委秘书科办公室。于科长热情接待了他，但没有满足他的要求。为此，一对老同学一欢而散。 本案例任免通知要按法定程序才能生效 秘书人员要严格按发文办理程序发送公文。 本例中，地委的文件已正式发出，但杨某只是被提名，还要按法律程序经县人大常委会讨论通过，才能发出任职通知。县政府任免下级机关领导人职务的通知，也庆发给下级机关，而不是某个人。 经中共中央批准的《中国共产党机关公文处理条例》第九章规定：“党的机关公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人”， “复制的公文应当与正式印发的公文同样管理” 国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定：公文处理必须做到“及时、准确、安全”，“严格执行国家的保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全”。 二、公文的基本要求 一、内容正确 公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且有可能导致混乱，甚至引起纠纷。 1. 准确。使用的材料必须真实可靠、准确无误。 2. 专业。行政公文和企业公文的写作涉及不同专业领域，内容上具有很强的专业性。 3. 运用数据准确无误。如企业公文往往大量运用绝对数、倍数、百分数等各种数据，使用数据必须做到准确无误。 二、主题明确 公文要想说明什么问题，主题应当明确，而且要做到严谨，以免引起误解甚至混乱。 三、针对性强 公文一般要就事论事，不能把无关的内容写进去。 四、格式规范 行政公文更强调规范格式。虽然企业公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但至少要做到结构完整、格式规范 。 五、文贵简洁 企业公文大多是用于商务信息的交流，要求简洁明了。 六、语法正确 秘书在学校读书时都多少学过语法知识，但是，无论是在说话还是写文章的过程中，常常出现一些语法错误，影响交流和沟通，所以一定要高度注意。 公文“文贵简洁”案例 抗日战争时期，重庆如召开国民参政会议，著名华侨领袖陈嘉庚从机关报加坡拍来一封仅有11字的电报提案： “敌末出国之前言和即汉奸”。 38天后汪精卫果然潜逃叛国，历史证明了陈嘉庚老人的先见之明