招商会 秘笈之一未雨绸缪－招商运筹.docVIP

招商会秘笈――之一 未雨绸缪－招商运筹招商会是现在很多企业拓展的主要手段之一，也是其企业和产品走向消费者的一个重要的方式，笔者见过好多企业疯狂的拥挤一条道路，君不见，千万企业广告投，恰似一江钱水向东流，招商的拥挤原因很简单就是成本低，企业亏钱的机会不大，但是结果是亏是没有大亏，赚钱的确也不多，大都是在支出和收入平衡的左右摇摆，究其原因，其实很简单，招商会的筹备和召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，有可能花了几十万的广告，仅仅是解听电话技巧有点不过关，就使参会人数减少一半，有可能来了上百人，仅仅对一个挑剔的客户语气凶了一点，极有可能要签约的人就少了一半，招商会的过程就是一个对极品赛车的拼装和磨合过程，稍有不甚，前功尽弃。 职责和分工的细化是招商会成功的基础。笔者曾经成功召开了众多会议，一些心得和大家进行分享。招商会程序确认：招商会是一门集公关、宣传、造势为一体的综合学科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职责划分， 招商会运筹期:一、 招商广告的发布二、 会场的选定及布置三、 会前费用预算（需要各个部门配合完成）四、 接听电话的技巧五、 资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认招商会筹备期一、 资料的准备二、 人员分组与协调三、 课程的审定与演练四、 会前动员会及各小组工作流程演练五、 工作人员提前进驻会场招商会运作期：一、 会务组的工作流程二、 登记组的工作流程三、 接站组的工作流程（需要配合完成）四、 会场组的工作流程五、 后勤组的工作流程（需要配合完成）六、 业务组的工作流程七、 沟通组的工作流程八、 主持人的工作流程九、 授课人的工作流程十、 公司留守人员的注意事项十一、 用餐时注意事项十二、 员工如何合理休息十三、 突发事件及客户投诉的处理招商会促进期：一、 招商会结束来宾的撤离与返程安排二、 会务组撤离酒店注意事项（需要配合完成）三、 后勤组与酒店结算和注意事项（需要配合完成）四、 业务组后期追款注意事项（需要配合完成）五、 会后总结六、 宣传材料编辑与制作 招商会运筹期:一、 招商广告的发布1、 发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布，要做到投资者在看到广告后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参加招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到10天之内。2、 发布内容：突出优势和重点，言简意赅，有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参加什么样的一个项目，来参加有何好处就足够了。3、 发布形式：一般以平面/半通栏/黑白稿形式发布，如与当地媒体关系较好，可选择通栏或彩稿形式发布。4、 发布媒体选择：以投资者偏好媒体为主，如《中国经营报》、《销售与市场》等，如区域招商会应选择当地发行量较大的媒体。现在网络招商信息的发布也是一条方便快捷的途径。5、 发布注意事项：内文一定要反复校对，以免出错；发布版面一定要选择效果好的版面，另外版面设计一定要有冲击力，即使与其它小广告挤在一起出能清晰的分辨出广告的位置；招商内容主题突出，一目了然；咨询电话到少留两部以上，确保每个咨询者能充分了解招商内容。二、 会场的选定及布置1、 会场选择标准：A交通便利：便利的交通可为参会者和举办者减少很多麻烦；B在当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次，但一定要在当地小有名气；有时候特别高的档次反而会起到反作用，因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他们产生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他们的服务承诺吗？C具备同时开会、住宿、就餐的条件：根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。（如不具备投影仪的会场则要提前与投影仪设备公司租用，一般一天的使用费在500元左右，压金可以争取不交）住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，如到会人员在50人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通；与酒店楼层或总台服务人员事选沟通好每日几点定时拔打叫醒电话/用餐电话/课前通知；避免分散住宿，所有房间要集中安排；提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后交钥匙压金领取房间钥匙。就餐要求：就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地标准适当安排，原