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五、文件资料管理 文件和资料管理办法 为保证项目管理体系运行中使用的文件和资料得到有效控制，特制定本办法。 1．适用范围 本办法适用于对公司实施项目管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括适当范围的外来文件和资料的控制。 2．职责 2.1经理办公室负责组织贯彻实施《文件和资料管理办法》。 2.2经理办公室综合档案室负责公司项目管理文件的收发，文件和资料的贮存、管理和控制。 2.3企业管理部负责项目管理保证手册和程序文件的发放和控制，负责项目管理体系运行记录(施工技术资料除外)的审核和移交。 2.4各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料、作业指导书的编制、发放、更改控制和管理。 2.5项目经理部负责对所接收的文件、资料和施工过程中形成记录的控制和管理。 3．文件和资料的类别 3.1项目管理手册 3.2项目管理程序文件 3.3支持性文件(公司内部制定的有关项目管理体系运行方面的行政文件) 4．文件拟稿 4.1各职能部门按项目管理职责编制相应的文件。 4.2文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚。 4.3文件底稿应保留，附在一份印制的文件后面由经理办公室综合档案室存档备查。 5．文件和资料的批准发布 5.1项目管理职能部门编制的支持性文件，由职能部门领导审批，必要时，由公司主管领导审批。纳入公司项目管理体系支持性文件范围的国家法律法规以及上级部门颁发的有关管理办法、文件等，由各职能部门领导确定。 5.2对项目管理体系有效运行起重要作用的各个工作场所，都使用相应文件的有效版本，及时撤出作废文件。 6．文件和资料的编号和标识 6.l文件和资料的编号按公司《文件和资料编号方法》执行，项目管理文件编号执行公司《公文处理办法》。 6.2文件和资料的标识 文件和资料分为“受控”和“非受控”两种。管理手册、程序文件、行政文件由发放部门加盖“受控”印章。其它受控文件只列入《受控文件清单》，公司内部均使用受控文件和资料。“非受控”文件和资料仅用于对外赠阅。 6.3 文件和资料的登记、发放和回收 6.3.1文件和资料的登记 项目管理职能部门、项目经理部的资料员按文件编号、文件名称等项目，填写《受控文件清单》。项目经理部与业主、设计、监理单位之间涉及工程项目的来往函件也要进行登记。按本单位实际情况对文件、资料分门别类进行登记。 6.3.2文件的发放 6.3.2.1文件的发放范围，由该文件的批准人决定。资料员按规定发放，收文人员在《发放回收登记表》上签字，以便备查。 6.3.2.2项目经理部需要分发的文件和资料，如目标、指标及管理方案等，由主管领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写《发放回收登记表》。 6.3.2.3各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室。 6.3.3文件和资料的回收 6.3.3.1资料员对被替代或作废／失效的文件和资料，按发放范围及时回收，并在《发放回收登记表》上注明回收日期。 6.3.3.2资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收。 6.3.3.3项目经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收。 7．文件和资料的更改 7.1文件和资料内容如需进行更改，由制定该文件的部门负责实施。文件和资料经多次或大面积内容更改后，要重新印制。 7.2文件和资料更改的审批由原审批部门或人员进行。若指定其它部门或人员审批时，该部门或人员要获得原审批所依据的有关背景资料。禁止未经授权和批准的任意更改。 7.3文件更改时，与更改文件有关的其它所有文件的相关内容必须同时修改，以保证相关文件的有效性。 7.4各职能部门编制《文件修改记录》，记录文件的修改情况。 8．文件和资料的存档 8.1项目管理职能部门和项目经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料的有效性，检查结果填写《体系自检记录表》，并报送公司经理办公室综合档案室。 8.2作为资料留存的作废文件和资料，由资料员将作废文件及时交回公司经理办公室综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由发放部门销毁。 8.3经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资料。 8.4综合档案室于次年一季度前收回被替代或作废／失效的管理文件。填写《文件销毁(留用)申请表》，报部门领导批准后统一销毁。 9．文件和资料的管理 9.1职能部门编制本部门《受控文件清单》，经理办公室汇总编制公司《受控文件清单》。项目经理部建立本单位《受控文件清单》。 9.2 资料员要妥善保管文件和资料，防止丢失、损坏。 9.3文件和资料的借阅，填写《借阅登记表》后方可借出。 10．标准表格 (l)发放回收登记表； (2)借阅登记表； (3)受控文件清单； (4)文件销毁(留用)审批表； (5)文件修改记录； (6)体系运行自检记录。 受 控 文 件