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煤矿项目建设前期档案管理探究
摘要:近年来,随着我国矿业企业“大投入、大开发、大建设”步伐的不断推进,项目建设得到日臻健全和完善,项目档案得到足够重视,各项目建设单位也积累了不少工程档案管理的先进经验,但对于项目前期档案管理还存在一定的问题,没有得到应有的重视。文章将重点介绍煤矿项目建设前期档案管理探究,以供同行参考。
关键词:煤矿项目,建设前期,档案管理
中图分类号:X752 文献标识码:A
前言
项目前期档案也叫工程准备阶段文件,是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。 前期档案是工程项目档案的重要组成部分,是工程建设的凭证性和基础性文件材料,是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。 只有规范项目前期档案管理,明确归档范围,保证前期档案的齐全、完整,才能为主体工程档案管理打下良好的基础,才能保证企业资产的完整。现结合实际,谈谈项目前期档案管理存在的问题以及对策。
1项目前期档案管理存在的问题
1.1 收集滞后
项目前期建设具有周期长、阶段多、涉及部门广等特点,使项目前期档案具有多样性、复杂性、成套性等特点,由于经济利益或赶工期等原因,各部门只重视工程本身,轻视工程档案,项目前期档案的收集、整理与归档工作与项目建设不能协调开展,造成了项目前期档案工作滞后,反而影响了工程各方面对前期项目档案资料的利用工作,工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下,严重制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。
1.2 档案管理意识不强
对项目前期档案管理重要性的认识,是做好项目前期档案工作的前提和保证。 目前,各项目单位领导和档案人员对项目前期档案重要性的思想认识不够,对项目前期档案工作的学习宣传力度不强,且项目前期建设队伍流动性大,人员不稳定,各部门缺乏相互沟通交流,缺少专职档案人员,档案管理职责没有落实到具体人员, 使档案管理工作严重脱节,档案资料流向不清。
由于项目建设与档案管理工作的专业性都很强,工程人员和档案管理人员互相不了解专业和技术知识、 工作程序,缺乏对档案管理的实践能力, 也是导致项目前期档案收集、整理和归档不及时、规范的主要原因。
1.3 档案管理体制不完善
由于项目建设初期机构和人员配置不健全。 许多单位没有设立档案管理机构及专职档案人员,没有专门的档案工作场所,档案质量、安全得不到保障。 档案管理设施设备不能满足档案管理工作的需要,如没有专门的库房,档案保管达不到“八防”要求,档案管理极不完善,档案管理现代化程度不能适应项目建设和工程建设快速发展的需要,影响了档案管理的工作效率和经济效益。
2正确认识项目前期档案工作的重要性
根据国家档案局、 国家发展和改革委员会联合下发的《关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知》(档发[2006]2 号)文件规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的项目,不得进行或通过整个项目的竣工验收。 同时还规定,检查项目档案,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。 抽查档案的数量应不少于 100 卷,抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。 项目档案验收不合格的项目,由项目档案验收组提出整改意见,要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。 复查后仍不合格的,不得进行竣工验收,并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位 (法人)通报批评。 造成档案损失的,应依法追究有关单位及人员的责任。
由此可以看出,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在项目竣工验收中的重要性。 此外,项目档案对项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响项目发挥最大效益。
3如何做好项目前期档案管理工作
3.1 各级领导要高度重视工程项目前期档案工作工程建设是百年大计, 项目前期档案同样是百年大计,有了工程没有档案将后患无穷。 工程项目从立项开始,主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作,制定明确的岗位责任,进行考核并与奖惩挂钩。
3.2 加强对煤矿项目档案资料的收集和整理
收集归档是档案工作的最基础、也是最薄弱环节,必须把工作做实,唯其如此,才能保证后续工作有序跟进。重点工程项目建设具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点,基础设施建设档案具有多样性、复杂性、广泛性等特点。由于经济利益或赶工期等原因,人们只重视工程质量,轻视工程档案的管理,基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工
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