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浅谈工程项目电子文件的归档管理 　　【摘要】：完善设计电子文件归档管理制度，合理配置资源，设计电子文件归档的可行性、必要性。 　　【关键词】：电子文件 归档管理完善设计成果 　　 中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号： 　　 　　 　　在工程设计行业，设计生产的主要成果就是设计文件，图纸出图率在有的单位或项目中已高达100％，但验收归档管理还是沿用传统的方法 ，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中或简单收集在一起，随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，所以设计电子文件的归档工作就显得更迫切。 　　一、设计电子文件归档现状 　　1.电子文件归档缺乏规范化、制度化 　　由于电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。 目前电子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明确的制度，执行常常不到位。 　　2.电子文件归档管理人员职责不明确 　　在实践中我们发现，有些单位电子文件归档管理由 计算机人员操作，有的由档案管理人员管理。实践证明电子文件的归档以及电子档案的管理仍以档案管理人员为主较好。因为档案管理人员经过多年实践与培训，具备了相当强的业务能力，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，而且由于电子计算机的普及，他们也基本掌握了简单的数据库知识和计算机的操作原理及特点，更清楚电子档案与纸质档案的异同。而大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生。 　　二、设计电子文件归档前瞻 　　设计电子文件是计算机辅助设计形成的产物，随着计算机 应用 的日益普及，大量电子文件不断涌现，无纸化办公是必然趋势，及时、有效收集电子文件， 科学 管理电子档案是广大 科技 档案工作者的职责。 　　1．设计电子文件的特点 　　信息的非人工识读性。电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，对于这种经过复杂编码的“比特”人工无法破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。 　　信息对系统的依赖性。电子文件只有依赖于计算机系统，包括计算机硬件、操作系统和软件，才具有生命力，才能发挥作用。 　　信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。 　　信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。 　　信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。 　　2. 设计电子文件非实体归档的可行性、必要性 　　电子文件不论实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机 网络 的各个角落，甚至相距十万八千里。 　　档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。 　　在电子文件制作时，我们可以得心应手地使用所需要的存储于不同地方的数据，修改变得很容易设计行业设计图纸、文件重复利用率较高。如在设计过程中形成的数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并对设计中的任何部分加以修改；可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作并且互相知道修改的内容；工程项目有些技术条件相同的工程经常直接套用已有工程的图纸，大大提高工程设计效率。 　　三、完善设计电子文件归档管理措施 　　1.完善制度，措施到位，合理配置资源 　　各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。 　　明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、 经济 手段，保证电子档案的质量。 　　统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真