办公自动化第06章.ppt

《办公自动化实用技术》电子教案 中国水利水电出版社 第 6 章 办公中的桌面信息管理 【本章内容介绍】 在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。 本章介绍利用Outlook 2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述该软件的基本功能、处理业务范围及具体操作方法，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。 【本章主要知识点】 ? Outlook的账号设置 联系人的创建与维护 E-mail创建、收发与管理 任务的创建与应用 利用日历创建约会 利用日历安排会议 日记和便笺的使用 1.Outlook的启动与退出 Outlook的启动 Outlook的用户账号设置 Outlook的界面组成 Outlook的退出 Outlook的启动 启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种： 1．双击Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”图标。 2．选择单击“开始”／“程序”／“Microsoft Outlook”命令。 Outlook的用户账号设置 初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。操作步骤如下： 1．启动Outlook，得到“Outlook启动”对话框，如图6-1，单击“下一步”按钮 在如图6-2所示的对话框中，选择“不升级”，单击“下一步” 在如图6-3所示的“账户配置”对话框中选择“是”，单击“下一步”按钮 在如图6-4所示的对话框中，选择“POP3”，然后单击“下一步”按钮 5．在如图6-5所示的“电子邮件账户”对话框中，进行如下操作： （1）在“用户信息”一栏，输入用户的名字和电子邮件地址，如“火艳”和“Huo_Yan_2002 @371.net” （2）在“服务器信息”一栏，输入接收邮件服务器和邮件发送服务器的名称，如在“接收服务器”和“邮件发送服务器”对应的文本框中分别输入“371.net”和“”。 （3）在“登录信息”一栏，输入用户名和密码，如“Huo_yan_2002”和“888888”。 （4）单击“其他设置”按钮。 6．在“Internet电子邮件设置”对话框的“连接”选项卡中，选择“连接”方式，单击“确定”按钮，如图6-6所示。 Outlook的界面组成 Outlook的退出 单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等 联系人的创建 Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。 创建“联系人”的操作步骤如下 启动Outlook，单击“文件”／“新建”／联系人”命令，打开如图6-8所示的“未命名－联系人”窗口。 在图6-8的“联系人”窗口逐项输入于越的个人资料信息 电子邮件的使用 创建、发送和接收电子邮件 管理邮件 电子邮件使用注意事项 创建邮件 (1) 输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。 (2) 按要求对邮件的正文进行格式设置。 (3) 收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。 下面说明利用Outlook进行该电子邮件的创建方法。操作步骤如下： （1）启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令，弹出如图 6-10所示“未命名的邮件”对话框。 一封邮件由邮件头和邮件体两部分组成。邮件头类似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、邮件主题等信息。其中：“收件人”一栏填入收件人的E-mail地址，是必须填的；“抄送”一栏根据需要可以填入其它收件人的E-mail地址；“主题”填入一个对邮件内容的作简短概括的词语。邮件体是一封邮件的正文部分。 （2）在空白邮件窗口中作如下操作： ①“收件人”文本框：输入收件人的E-mail地址“yu_yue@163.com” ②“抄送”文本框：输入其他收件人的?E-mail地址：qishuyun@371.net；lulu@；haosheng@371.net；malilai@371.net”，注意中间用“，”或“；”隔开。 ③“密件抄送”文本框：也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与“抄送”文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的 “主题”框：输入文字“参会人员要求”。 ⑤“正文”框：在主题的下半部分，按总裁的要求输入原文并进行适当编辑和排版 发送邮件 邮件编写完成后，需要发送