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外贸英语函电English for International Business Communication PREFACE(序言) What are Business Letters?(什么是函电？) 函：信函，letters, correspondence, writing, communications, etc. 电：电报或电传，cables, telegrams or telexes 在国际贸易中使用或交流的函电即被称为国际商务函电，或外贸英文函电/书信。 The Characteristics: (国际商务函电的特点) 1. 它是一种应用文(practical writing)，有固定的格式(certain layout)。 2. 因为在当今世界的国际贸易中，英语是通用语言，所以外贸函电或国际商务函电通常使用英文书写。 3. 外国人把能写好函电称为“拥有宝贵的财产”，充分说明了函电在对外交流中的有用性和重要性。 The Function: (国际商务函电的功能) 国际贸易离不开函电。在国际贸易中，建立业务关系、价格磋商、合同签订、合同执行等交易磋商和履行的所有环节都离不开国际商务函电，都需要借助“函电”这个媒介(medium)。 在外贸中，有些函电是有法律效力的文件，e.g. firm offer, sales contract, etc. 所以，无论是在形式上，还是在内容上都必须十分注意。 The requirement for writing: (写作函电的要求) 英文函电是外贸从业人员必须掌握的工具，写好函电是外贸从业人员的基本功之一。一封好的英文函电通常要求起草人具备以下条件： 1. 精通英语(Good Command of English) 2. 通晓外贸理论实务(Knowledge of Business Theory Practice) 3. 通晓术语(Knowledge of Technical Terms) 4. 通晓人的心理(Knowledge of Psychology) 5. 熟悉推销艺术(Skill in Salesmanship) PREFACE LAYOUT OF A BUSINESS LETTER Through the study of the preface we will learn: 1. The structural parts of a business letter. 2. Two main styles of layout in writing. 3. The guidelines of business letters wring. 4. Envelope Addressing ⅠThe Structural Parts (组成部分) ☆1. Seven Principal Parts → are necessary in every international business letter ⑴Letterhead or Heading; ⑵Date; ⑶Inside name and address; ⑷Salutation; ⑸Body of the Letter; ⑹Complimentary Close; ⑺Signature. ⑴Letterhead: (Letter-head, Heading) 信头 ①含义：是写信人的名称和地址，以及电话、传真号码、电子邮箱、网址及经营业务等。 ②位置：一般商号都有已经印制好的信头；若没有，应将其打印在信笺的正上方或右上方。 ③要求：先写公司名称，再写公司地址，地址应按从小到大的顺序写(P6)。 e.g. Senda Shoes Company 82 Jian Guo Street Beijing 100006, China Other examples see P3-5. ⑵Date: (Dateline) 日期 ①含义：是写信的时间，包括年、月、日。 ②位置：日期通常位于“letterhead”下，缩右平左P3-4 ③要求：书写日期应注意： a.年份必须全部写出，不可用06代替2006； b.月份要用英文写全，也可采用普遍公认的简写， 如Jan. (January)； c.日期可用序数词(1st, 2nd, 3rd )，也可用基数词；