公文交換系統文書人員使用操作手冊.pdfVIP

教育部公文交換系統 文書人員使用操作手冊 編製單位：敦陽科技 編製時間： 101-01-04 目 錄 一、環境確認 2 二、登入公文交換系統 2 三、發文處理－多址分文 7 四、發文處理－公文狀態檢查 15 五、發文處理－受文者未確認之處理 16 六、發文處理－發文管理 19 七、發文處理－發文清單 20 八、收文處理－收文管理 21 九、收文處理－收文清單 23 十、公文交換系統連線模式 24 十一、公文交換系統狀態檢查 25 教育部公文交換系統 文書人員使用操作手冊第 25 - 1頁 一、環境確認 1.1.確定電腦主機中已經安裝【公文交 換系統所需之相關軟體】。 1.1.1.請參考敦陽科技工具下載網頁： 37 1.1.2. 若有問題，請洽敦陽科技客服中心或各駐點工程師。 .敦陽科技客服中心： 02-2627-9598轉 0 。 . 教育部本部駐點電話部屬管所與大專院校優先撥此電話( ) ： 02-7736-6033 。 . 教育部中辦駐點電話高中職優先撥此電話( ) ： 04-3706-1715 。 1.2.確定讀卡機是否安裝完成。 1.2.1. 一個單位只需要可( )一台電腦裝設讀卡機。 1.2.2. 安裝讀卡機之電腦作業系統可為： . Windows 2000 . Windows XP . Windows Vista . Windows 7 1.2.3.請單位資訊人員協助安裝讀卡機。 (安裝光碟片中附有資料可供參考) 二、登入公文交換系統 2.1.開啟電腦，登入作業系統，並請確認電腦可以上網。 2.2.確認電腦有讀卡卡機與插入 IC 卡(有 IC 卡的使用者才需確認) 。 2.3. 登入公文交換系統－從教育部公文交換入口網登入： 2.3.1. 交換入口網網址：.tw或 .tw 2.3.2. 登入入口網：在網址列輸入【交換入口網網址】 ，按【Enter】。 2.3.3. 在入口網中輸入以下資訊，按【登入】，如下圖。 . 【機關代碼】：輸入10碼或 17碼機關代碼。 . 【用戶帳號】：輸入設定的機關登入帳號(有分大小寫有 ) 。 . 【存取密碼】：輸入設定的機關登入密碼(有分大小寫有 ) 。 . 【驗證密碼】：依據畫面顯示的文字輸入(不分大小寫有) 。 教育部公文交換系統 文書人員使用操作手冊第 25 - 2頁 2.3.4. 交換入口網登入畫面。 2.3.5. 交換入口網登入完成畫面。 點左側【公文電子交換系統】連結，進入交換系統。 教育部公文交換系統 文書人員使用操作手冊第 25 - 3頁 2.3.6. 出現【密碼確認】畫面，輸入 IC 卡密碼(PIN碼 ) ，如下圖所示： (有時密碼登錄畫面會跑到背景，可將 IE或其他程式畫面縮小 ) 2.3.7. 出現【機關憑證資訊】畫面時，表示 IC 卡密碼驗證已經通 過，憑證資訊正確無誤。 2.3.8. 按【離開】後，開始執行收發文功能，如下圖所示。 2.3.9. 【機關憑證】畫面，按【離開】，開始執行收發文功能。