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Excel 办公实用小技巧10 则 一.在Excel 中巧写月份 月度报表的标题中常含有月份数值。笔者在工作中利用函数自动 填写 份，感觉十分方便。 笔者使用Excel 制作的一个报表(模板)标题是“×市×局× 份在 职职工工资表”。这个表是当月修改，当月打印。所以，笔者采用以 下两个步骤输入标题： 1.将标题所占据的各单元格合并； 2.在合并的单元格中输入：= 烟台市农机局”MONTH(NOW()) 份在职职工工资表”。 这样，每 编写(修改)打印工资表时，函数MONTH()和函数NO W()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。 另一个报表的标题是“×月份收入支出情况表”。与第一个工资表 不同的是，此表编报、汇 并打印的是上一个 的收入/支出情况， 所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。笔者采用下述方法解 决了这一问题，即在合并后的单元格中输入：=IF(MONTH(NOW()) =1，12，MONTH(NOW())-1) 月份收入支出情况”。这样，当1 份编报此表时，标题中自动显示 12 份收入/支出情况表”；而在2～ 12 月编报报表时，标题中自动显示上 的月份数值，例如2 份编 报的报表标题是 1 月份收入/支出情况表”。 二.用Excel 的图表制作生成图表的方法 图表可以用来表现数据间的某种相对关系，在常规状态下我们一 1/ 10 般运用柱形图比较数据间的多少关系;用折线图反映数据间的趋势关 系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel 的图表制作可以生 成多种类型的图表，下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例，分 别介绍其制作方法。 (一)、柱形图 1.点击 开始→程序→Microsoft Excel”,进入Excel 工作界面，先 制作统计表格，并拖拉选取要生成图表的数据区。 2.单击 插入”工具栏中的 图表”，显示图表向导第一步骤— 图表 类型对话框，选择图表类型为柱形图，单击 下一步”。 3.进入图表向导第二步骤—— 图表数据源，根据需要选择系列产 生在行或列，单击 下一步”。 4.进入图表向导第三步骤—— 图表选项，此时有一组选项标签， 用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格 线等，可根据个人生成图表的需要选择) 。 5.通常直接单击 下一步”进入图表向导第四 步骤—— 图表位置，在默认状态下，程序会将生成的图表嵌入当 前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项， 在图表 1 位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。 6.如果以上各步骤的操作发生错误，可按 上一步”按钮返回重新 选择，完成图表向导第4 步骤操作后，如没有错误，单击 完成”按钮， 就生成了比较数据的柱形图。 (二)、折线图 2/ 10 在最终生成的柱形图中，用鼠标右键单击图区域，显示命令列表， 从中选择图表类型选项，显示图表类型对话框，从对话框中选择折线 图，单击 确定”按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。 (三)、饼图 同折线图的生成步骤基本一样，只要从 图表类型”对话框中选择 饼图”，单出 确定”按钮，就能生成反映数据比例分配的饼图。 说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目， 可根据自己的爱好和需要，按照提示，选择满意的背景、色彩、子图 表、字体等修饰图表。 三.在Excel 中对特殊文字进行处理的方法 你也许从不用Excel 来完成短篇文章或报告(其实Excel 也能做得 很出色)，但在Excel 工作表中必然会遇到一些文字处理过程，因此， 如何将文字内容安排妥当，将是一 重要的工作。除了常规的文字字 体、字号、字型、颜色，下划线、对齐的编辑处理外，还要注意以下 几项: 1. 自动换 当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时，可以要求自动换 ( 高随之改变)。步骤: (1)选中欲设定自动换 的