档案管理指导手册.doc

集团档案管理指导手册 一、档案工作的目的和意义 企业档案工作，是企业管理的重要基础工作之一。可以说，企业档案工作水平直接反映了企业管理水平。 企业档案，是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件；企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。 企业创立的主要目的是创造财富和价值；企业资产经营管理的目标是保值增值、追求效益。企业档案不仅本身具有信息资源、知识资产的价值，而且对企业有形资产的运营、维护、管理和保值、增值具有须臾不可或缺的独特作用。因此，有效的企业档案管理是为企业服务、创造经济效益的重要活动和工作。企业档案工作围绕企业的中心和发展目标开展，以服务企业经济效益和企业资产保值增值为中心和目标。 面对企业改革、信息化建设的新形势和新发展，贯彻落实《企业档案工作规范》对企业有如下效益： （一）满足企业研发、生产、经营、管理对企业核心信息资源的需要； （二）满足国际标准对企业质量、环境、安全、卫生等管理对档案记录要求； （三）满足国家对企业档案管理的法律法规和标准规范的要求； （四）企业信息资源、知识资产管理的基础，企业自主知识产权权益的保障； （五）保证企业在关键时刻及法律纠纷争议中的正当权益和证据需求； （六）风险及资产管理的灾备中确保企业档案资源完整的终极手段； （七）企业信息化建设中企业核心信息资源的终极解决方案； （八）企业基业常青、历史传承和企业文化的有效保障。 归档是企业原始记录完整、有序、可利用的基础，归档范围应以能够准确反映本企业主要职能活动和历史面貌，确保文件材料齐全、完整、准确、系统，满足本企业各项工作查考利用需要为原则。归档工作质量的高与低决定了其他环节的效率和质量，为了充分发挥企业档案应有的作用，必须严把归档质量关。 文件形成与积累的要求 文件的形成与积累是档案管理的前奏，为保证定期归档工作的顺利进行，各部门对本部门形成的文件，要注意做好平时的积累工作。 （一）质量要求 文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。文件一旦以某种格式被记录下来，并以依附于某种载体的形式生成和发出，文件的内容和记录方式将被视为不可逆转，因此文件形成时的记录载体和记录方式起着固定文件内容和鉴别真伪的重要作用，文件形成时质量的高低直接影响档案的质量和保存使用年限。所以，要求文件形成时应根据文件类型，特别是对那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。例如，纸质文件材料不应使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，而应使用字迹、线条和影像的清晰牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印刷。 （二）保管要求 文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目部或专职档案人员保管。文件的积累是文件形成后到归档前的一个必要工作环节。由于集团各部门文件的形成者并非文件积累者，所以在各部门设置兼职档案员负责对本部门的文件在形成后随时收集积累和临时保管，以便于部门的预立卷和按归档时间及时归档，保证应归档文件的齐全、完整。因此，要求文件的形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目部或专、兼职档案人员保管。 三、文件整理方法和文件归档要求 文件及各类资料的整理与定期归档是将文件资料等转化为档案的重要工作环节。 （一）文件整理方法 文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件之间有机联系；遵循《集团归档文件整理规则》。 1.分类。企业档案的分类规则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。由于企业涉及范围的多元化，形成文件相应具有多样性，不同部门中又可分为几大类。例如，房地产总公司可分为文书、工程（文件、资料、图纸）、人事、财务档案等大类。 2.确定保管期限。不是所有办理完毕的文件材料都归档，也不是所有归档保存的文件都具有相同的保存价值，而是依照国家、行业等有关规定和企业的具体需要，结合立档单位的实际情况，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。在保持文件有机联系的前提下，整理在一个保管单位或一个案卷中文件的保管期限应是相同的。具体参照《各类文件归档基本范围与保管期限》。 3.确定年度。根据文件形成年度确定。 4.确定文件排列顺序。根据文件形成日期（月、日）确定。一份完整的文件形成过程中，有的会有若干子文件在不同日期形成，以最后子文件形成日期排序。 5.确定文件内顺序。一份文件内子文件的排序遵循形成时间先后顺序。当子文件形成时间与文件的形成规律相冲突时，应遵从文件形成规律，便于保管利用。 6.对有字迹不清楚或破损性文件进行抢救性修复。 （二）文件归档要求 集团总部及所