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TG-P401 文件控制程序 目的 对质量体系文件和技术资料进行控制，确保规定的场合所使用的文件现行有效。 范围 适用于对本公司质量管理体系文件和技术资料（包括外来资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。 职责 质量手册、管理文件、技术文件由总经理批准后发布。 质量手册、管理文件文件由综合部归口管理，技术文件由技术质量部管理。 程序内容 4.1 文件的分类和控制 4.1.1 文件的共分为三类：a)质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件、支持性文件、表格等）；b) 技术文件，包括外来资料； c) 其它管理性文件。 4.1.2 文件的代号如下： 质量手册的编号 TG－ 版本/修改次数 质量手册 质量管理体系文件 企业代号(铁工),以下相同 b) 程序文件的编号 TG－P c) 记录的编号 R□□□-□□ d)　支持性文件的编号: G□□-□□ 部门代号用汉语拼音首字母表示，如：综合部 ZH 技术质量部 JS 生产部 SC 市场营销部 YX e) 技术文件按相关产品技术标准执行，管理性文件可不编号。 4.1.3 文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类，公司现场使用的文本均为受控 文件，加盖红色“受控”印章，控制的内容为文件的发放、更改、作废等。 4.2 文件的编写 4.2.1 质量手册（含程序文件）由管理者代表组织编写；综合部部进行管理; 4.2.2 技术文件、工艺文件由技术质量部编写；操作规程等由生产部编写。 4.2.3 其它管理文件由综合部组织编写。 4.3 文件的审批 4.3.1 质量手册（含程序文件）的会签、审批应在“文件会签记录”上填写。 4.3.2 质量手册由总经理批准。 4.3.3 技术文件由分管副总审核、总经理批准。 4.3.4 管理文件由相关部门会签、总经理批准。 4.4 文件的发放 4.4.1 文件的发放应确保有关部门和人员都能得到相应文件的有效版本。 4.4.2 文件发放范围 a) 质量手册的发至总经理和各部门负责人；技术文件发生产部及其他相关人员； 4.5 文件的更改 4.5.1文件应定期进行评审或更新，对评审后的更改或更新应再次得到批准。 4.5.2文件更改时，由各类文件管理部门的相应文件更改人下达【文件更改单】，经本程序4.2条规定的原文件编审程序后实施更改。（审批文件的人变更时，应由具有相应资格并获得相关背景的人员审批）。 4.5.3文件更改一般采用“划改”方式，当其一页面内一次更改内容达5处以上或累计　更改多达5次以上，或其一处更改内容太多而不能进行划改时，可采用“换页”方式。更改后，在手册中的【更改记录】中予以记录，以标记文件的更改状态。 4.6作废文件的处理 需作资料保留的作废文件，经总经理批准后，由文件管理者做上“作废”或“保留”标记，方可留用，以防止与有效版本混用。对不需保留的可以填写【文件销毁清单】经总经理批准后可以销毁。【文件销毁清单】作为记录应予以保存 4.7 文件的保存和归档 4.7.1 受控文件不应随意更改，涂画，应妥善保存，确保文件清晰易于识别。文件资料的保存应注意防潮、防霉、防蛀、防鼠和防火，防止意外损失。每年由文件管理者对文件、资料进行一次清理，全面检查在用文件的有效性。 4.7.2 质量管理体系文件和技术文件均由技术质量部负责归档与保存； 4.7.3 归档的文件均应在【受控文件清单】上注明归档日期、保存期限。归档文件的管理应便于检索。 4.7.4 归档文件应立卷存档，存入软盘的文件应留有备份。 4.8 外来文件的控制 各类外来文件由技术质量部登记、编号(可用外来文件本身的代号)，并经有效版本确认后方可使用，应及时获得外来文件更改、换版的信息，确保本公司使用的外来文件为现行有效版本。对与公司质量体系密切相关的文件加盖受控章后按受控文件控制其发放，综合部负责关注如产品标准等法律法规方面的文件的最新版本。 5. 相关文件 TG－P402《记录控制程序》 6. 记录 R401-01 【文件发放/回收记录】 R401-02 【文件销毁清单】 R401-03 【文件更改申请单】 R401-04 【受控文件清单】 R401-05 【文件借阅复制记录】 R401-06 【文件归档登记表】 R401-07 【外来文件登记表】 TG-P402 记录控制程序 目的 对记录进行控制，确保记录的真实、完整、有效，作为验证质量体系有效运行和产品质量符合规定要求的证据。 2　范围 适用于本公司所有记录的控制。 3　职责 3.1综合部负责控制与质量体系运行有关的记录和与产品质量符合规定要求有关的记录。 3.2各职能部门负责本部门记录的收集、标识、编目、整理和保存，技术质量部对公司记录工作进行指导和检查。 4　程序内容 记录表式的确定