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第20章 进入acess2000世界 对于简单的数据处理一般可以使用电子表格。电子表格具有操作灵活、方便的特点，但电子表格仅限于相对数据量较小而且任务单一的业务。如果需要解决的问题变得越来越复杂、需要管理的数据文件越来越多时，电子表格就显得无能为力了。比如，在整个数据处理过程中数据输入是一个关键的工作部分，是一个非常重要的“人机接口”，只有保证采集到的数据的正确性，后续的数据处理过程才有意义。这时，就需要充分发挥计算机软件的威力，在计算机程序的控制下定义好数据的输入格式和数据的特征，并且编制相应的数据输入程序。在输入数据时，计算机自动把需要输入的数据项按指定的格式显示在屏幕上，而且在输入每个数据项时由计算机自动检验数据的有效性。同时，当输入一项数据时还可以响应预先定义好的一些事件，这些事件是一系列的动作，比如数量的自动累加或金额的自动计算，或者当输入产品时自动弹出产品列表供操作人员选择，等等。实际上每个企业或部门的业务管理的全过程，本身就是一套完整而又复杂的处理程序，需要编制程序来控制操作的执行，使业务处理自动化、智能化，提高数据处理的效率。如果企业的数据文件达成百上千个，每个文件的内部又包含大量的记录，如何管理这些数据，如何在众多的数据中迅速查询到所要的数据。当在网络上多用户共享同一个数据文件时，又如何防止同时操作同一数据时所发生的数据读写冲突，这些问题都需要有一个专门的数据管理系统软件，保证数据存储的合理性和数据处理的安全性。数据库管理系统（DBMS）就可以解决这些问题。 如图20.1所示的用Access数据库管理系统编制的商务管理程序中的一个“订单”输入子模块窗口（Access称之为“窗体”）。在这个子模块中，可以详尽的录入每笔订单的每一项数据，也可以对任一记录进行修改。单击“显示本月产品”按钮可以显示本月所有产品的数据记录。单击“打印发货单”按钮可以打印发货单报表。窗口的左下方还有一组“记录”按钮，用于定位记录，浏览数据记录。 在一个完整的数据处理应用程序中，对数据的处理一般包括数据的输入编辑、数据的操作（数据的计算、数据的筛选、数据的排序等）、数据的查询输出等过程。根据这些过程，一个应用程序里可能由很多子功能程序模块构成。这就需要有一个总控程序用户界面，使用户能方便的选择或切换到任一子模块中去，可以使用菜单、列表、按钮等组件来完成任务的切换。在Access中提供了一种“开关面板”窗体的总控程序用户界面，如图20.2所示的是Microsoft Access提供的数据库管理应用程序范例“罗斯文商贸”数据库中的“主切换面板”。 在这个“主切换面板”中，单击某个按钮就可以进入与按钮标题相应的子模块中去执行相应的操作。这样，就通过“主切换面板”把整个应用程序连接到了一起。 20.1 认识Access2000 Access 2000是Microsoft Office 2000家族的重要成员之一，是一个关系数据库管理系统（RDBMS）。Access应用程序对于初级用户和高级用户都是适用的。使用Access 2000管理数据的初级用户，只需分析所管理的事物，在Access向导的指引下，定义数据表的结构，就可以生成定制的数据定义维护界面、数据编辑窗体、数据查询程序、报表输出工具，不用编写一条程序设计代码即可获得程序管理的高级功能，它能使用各种来源的数据帮助用户快速建立简单的应用程序，使数据处理、数据查询、数据输出等工作一气呵成。对于数据库的高级管理人员，Access还提供高级应用程序开发系统，可通过编写宏和VBA，控制应用程序流程，数据处理过程高度自动化、智能化，提高人们的工作效率，是办公自动化的有力工具。 Access 2000作为完整的办公自动化套件的组成部分，可以查找和管理桌面数据以便做出更好的商业和管理决策。 Access 2000是数据库和Web的最佳组合，使企业能够通过Intranet方便地共享静态和动态数据。 使用Access 2000，新用户会发现它与Office应用程序高度集成，熟悉的用户界面使得程序启动和运行更加容易。通过更紧密的集成将Access 2000延伸到企业级数据库。Access高级用户和开发人员将会找到崭新的方法，充分利用Access在用户中的普及。不论是创建数据库来管理联络信息和客户，还是创建存货跟踪系统，Access都能为各类桌面用户查找、管理和共享数据提供简单的方法。 新读者可以跳过下面的内容，直接转到第20.2节“Access 2000的功能简介”部分去。 20.1.1 Access 2000新特性概述 不论用户创建的独立桌面数