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课 间 休 息 记 录：是一种特殊文件。 表现在：当记录尚未填写时，一张空白表格，仍属于文件；一旦填写完成了就起到了提供所完成活动的证据的作用，这是就转变为记录。 记录可以是表格、图表、报表等不同表现形式，也可以是照片、电子媒体等不同媒介形式。 有效文件清单 部门： 序号 文件编号 文件名称 备 注 序号 文件编号 文件名称 备 注 1 ****** *********制度 2 ****** *********规定 有效文件清单 部门：业务部 文 件 记 录 * 记录控制 标识 贮存 检索 保存 期限 处置 每种记录表格有唯一的名称和编号 环境条件：防蛀虫、防潮、防损坏、防丢失 易查找，包括对编目、归档和查阅的要求 根据产品特点，法规要求及项目要求决定保存期 过期记录的 销毁需登记、批准 记录是阐明所取得的结果或提供所完成活动的 证据的文件 质量记录 编号———根据年/月/日数量的多少 填写要求———清晰、涂改要签章、禁红铅笔等 保存期限按《质量记录清单》 按量月/年装订成册，标识清楚，妥善保存 保存到期的记录销毁———文件处置申请单 质量记录的借阅———文件借阅申请单 1、文件发放、回收登记表 2、文件更改申请单 3、文件（记录）销毁记录单 4、文件借阅、复制登记表 5、有效文件清单 6、外来文件清单 7、文件审批表 8、质量记录清单 9、……………… 涉及记录 文件名称 *********制度 文件编号 **** 编制部门 ****业务部门 版 本 A 审 核 人 意 见 审 核 人 ： 年 月 日 批 准 人 意 见 批 准 人： 年 月 日 审批文件 发放范围 文件发布 实施时间 备 注 文件审批表 序号 文件编号 文件名称 备 注 1 ****** *******制度 2 ****** 有效文件清单 部门：****业务部门 序号 文件名称 章 节 编 码 条款号 修改内容摘要 修改人 修 改 日 期 批准人 文件更改申请单 序号 文件名称 文件编号 版本号 使用部门 外来文件清单 序号 记录名称 记录编号 保存期限 保存部门 1 文件审批表 XS/ZJ-01-10 3年 文件借阅、复制登记表 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文件发放、回收登记表 ? ? ? ? 时间 文件名称 编 号 版 本 借/复份数 签 名 归还时间 备 注 序号 文件名称 文件编号 版次 分发号 发放记录 回收记录 备 注 签收 日期 数量 签收 日期 数量 文件（记录）销毁记录单 文件名称 文件编号 版 次 保管部门 保 管 者 保存期限 销毁理由 销毁内容 销毁日期 ? 销 毁 者 ? 申 请 人 部门负责人 总 经 理 ? 质量记录清单 无人审批文件不接收，副本文件不能再复印。 各部门文件管理人员调职、离职或请假时须提前把文件交接清楚，并做好交接手续（根据该部门最新的“文件清单”）。 公司所有新发放/更改的文件统一由文控负责编号，部门不得私自编号。 所有须受控的文件必须经过文控下发，部门不得私自发放。 部门新制定的受控文件，须将电子档提交文控处，由文控统一格式、编号，受控分发。 部门文件管理员除其原有职责外，还须负责部门文件的接收、归档、建立目录、日常维护等工作。 注意事项 介绍公文种类及适用范围 公文按文种分为：决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、令、函等。 公司