单证管理知识培训与交流.ppt

回单重要性 含义：材料、货款、收款 后果 案例 控制措施 供应执行紧跟车队送货进度，及时取得送货回单。 正常情况下，北窖范围内，5天将回单交物资管理。其他范围为7天； 仓库出仓单及我司送货单上必须有客户清晰的签章，签章不清晰的，应退回重盖； 出仓单、客户签收单上的信息必须保持完全一致； 拒收、暂收及质量异议等信息必须明确。 其他单据简单介绍 盘盈、盘亏情况 业务办理错误 其他涉及规格、批次调整的收、发项目 业务需先制作《盘盈/盘亏报告》、《调整说明》，作为调整依据。 材料调整单 材料转移单 各仓库间进行物资的调拨 业务先办理《材料调拨申请》作为转移依据； 确定材料转移的运输方式。 延交入库单 材料发出后，后期因各种原因退回材料，但ESCM中已经出库，需重新办理入库。 移库入库单 材料从中心仓、外租仓库或外协加工仓库间的材料的实物流转，需办理移库入库。 受托材料入库单 材料销售客户后，而客户委托我司后续加工的材料入库。 委外加工成品入库单 委外加工材料，加工完结后做相应成品入库存。 Thank~ 今天我们所讲的主要只是广义里面所包含的——物流单证和财务重要单证的介绍，这两个单证是公司里涉及较广的、日常使用最频繁的单证，对公司的资金、资产影响最为重大。像行政、人力资源、基建投资、生产类的单证没有涉及，还有专业性比较强的报关单证，希望后期能有相应部门的、拥有专有知识的人员来进行这些方面的培训。 现货采购合同应附至少三家以上供应商的报价单。如报价单不足三份，需要业务部门出具书面说明，并由含经理级以上人员（模块负责人）确认 已备案地点是什么意思 如遇材料异常时，送货司机须及时与采购等业务人员联系，经相关业务同意后仓库方可安排卸货，送货司机必须在抄码入库单上注明异常现象并签名确认； 检查系统备案提单信息和入库单信息 账务员在退货入库时须检查退货材料处理意见与质量异议平台数据的一致性，如系统无退货处理意见和责任部门时不得入库； * 2011年采购中心财务管理部培训系列—— 单证管理知识培训与交流 2011年5月 主讲人：颜丽华 目 录 单证管理基础知识介绍 1 公司业务流与单证流 2 重要单证介绍 3 单证管理基础知识介绍 1 什么是单证 广义： 单证是对一个公司经营及管理过程的记录，是所有单据、票 据及凭证的总称。 狭义： 指在国际贸易结算中应用的单据、文件、证书的统称，凭借 它来处理国际买卖货物的交付、运输、保险、商检、报关、 结汇等。 单证的作用 公司实施日常监控的工具 为定期的统计、分析提供基础依据 加工 仓库 分销/配送 客户 供应商 材料采购合同 材料送货记录、 收货记录 品质检测记录 付款记录 进项发票 ...... 加工投入记录 加工产出记录 成品入库记录 入库检测记录 ...... 产品销售合同 发货指令 出库记录 客户收货记录 收款记录 销项发票 ...... 单证的流转环节、单证管理工作贯穿公司的采购、生产、销售、运输、收付款的全过程，工作量大、时间要求高、涉及面广，除了与公司内部各部门之间的协调，还必须和运输单位、银行、税局、海关、商检等多方面发生联系。 单证流转的顺畅性影响业务各环节的运营效率。 单证管理的严谨性影响公司货物安全、资金安全。 单证信息的完整性和准确影响公司财务报表的质量。 单据流、实物流、资金流构成了公司日常经营活动的基础。 单证管理的意义 业务员与单证管理 跟单员 理单员 业务员 是不同公司或业务不同发展阶段对业务经办人的不同的称谓，但其工作内容都涉及到对单证的管理。 考虑如何更好地跟踪和管理客户订单，按时、按质、按量将产品发给客户，是这个岗位的工作宗旨和存在的意义。 跟单员（业务经办）—— 在公司运作过程中，以客户订单为中心，跟踪产品（材料）或服务运作流程的专职人员，是公司内各部门之间、公司与客户（供应商）之间、公司与其他机构之间相互联系、相互协调的枢纽。 认识跟单员 公司业务流与单证流 2 采购中心单证管理主要流程 订单跟踪与控制 (Order Management——Follow Control) 接单阶段 了解客户需求 寻找资源 协商用料计划 客户报价 确认订单主要内容 签订采购委托书 采购阶段 供应商洽谈 取得多家报价单 供应商资料收集 协商合同条款 签订采购合同 发起合同审批流 发起付款申请 跟进付款到货 进项发票传递 到货入库阶段 协商送货时间 跟踪到料状态 车队提货 到货核查 暂放（存）协商 入库手续办理 加工阶段 协商加工要求 下加工指令 排产、委外 母材出库