竣工整理、归档策划解析.docVIP

竣工资料整理、归档策划 在施工过程中，由于人员更替或未设置专职档案管理人员，部门内部职责重叠，工程顺利完工后，工程资料远远达不到竣工交验目标。资料中常见的问题为：原始资料和电子版资料缺失、签字不全、人员签字界限模糊。原始资料缺失造成施工过程的模糊，只好编造资料。电子版资料缺失导致补资料的效率大大降低，且不能保证与当时施工情况一致。资料签字不全，后期代签造成资料真实性遭到质疑，工程完工后竣工资料编制过程中就要花费很多时间在补资料上，费时费人费钱费力。 造成这种情形的原因是缺乏系统条理的整理思路与方法。下面我们就从以往资料编制过程的经验，制定相关资料收集策划，以便在交工验收后三个月内将资料验交。 一、建立资料整理的组织机构、各部门职责及制度 1、组织体系 在工程初期施工准备阶段，就应建立职责明确的资料整理组织机构。要选用有一定经验的人员担当专职档案负责人认组长，由各个部门负责资料的人为组员，配合其资料收集和整理工作。 组织体机构组成及流程图： 只有建立职责明确的资料整理组织体系，才能有条不紊地开展后续工作。 2、各部门职责 明确各部门各岗位文件材料收集归档责任，每一工序和每项工作完成后，负责人及时将有关材料向资料管理人员归档。 部门职责明细表 表1 立卷部门 归 档 内 容 备注 工程部 （1）工程总结、进度计划、进度执行情况 （2）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、工程日志 （3）施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要 （4）分项工程开工申请批复单及附件 （5）施工原始资料 （6）隐蔽工程验收记录 （7）工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告 （8）单位工程、分项、分部质量检验评定报告 （9）施工总结、技术总结 （10）工程声像材料 （11）竣工图 工经部 （1）计量支付文件、合同管理文件 （2）设计变更文件 试验室 （1）原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告 （2）原材料试验报告试、验材料汇总表 （3）中间检验报验单及试验材料 （4）天气、温度及自然灾害记录 （5）专项检测及监控材料 办公室 （1）征用土地申请、批准文件及红线图 （2）建设项目用地呈报表、征地数量明细表、拆迁补偿协议 （3）与业主监理往来文件、会议纪要 （4）科研资料、新技术应用资料 安全质量环保部 （1）环保、劳动安全卫生、消防、规划、文明施工、安全技术交底及专项施工方案等文件 3、平时预立卷制度 为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保交工后三个月内完成竣工资料交验工作，并保证归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预立卷工作。为此，特制订本制度： （1）项目实行文件、资料形成部门预立卷归档制度。各部门有一位负责人分管本部门的档案工作，并由档案负责人负责材料的收集、整理、预立卷归档工作。 （2）各部门根据本部门工作职责或施工进度，参照《档案管理文件》，收集整理资料，并根据工作实际（设计及变更）监理指令整改通知单专项工程施工方案 9、综合文件 监理业主往来文件、设计中重大技术问题来往文件、会议记录、纪要，先类别后时间的进行系统组卷。 10、其它资料 （1）施工组织设计、施工方案及审批文件、施工定位测量记录、图纸会审，先类别后时间的进行系统组卷。 （2）科研、新技术应用单独组卷。 四、建立台账 台账就是明细记录表。是为了加强某方面的管理和更加详细地了解某方面的信息而设置的一种辅助账簿，没有固定的格式，没有固定的账页，可根据实际需要自行设计，尽量详细，以全面反映某方面的信息。 在工程施工过程中建立的主要台账有： 收文台账 发文台账（一文一号） 已完工程台账 已完未计量台账 计量台账 设计变更及工程变更台账 合同立项计划及合同台账 图纸设计文件台账 施工进度台账 工地试验室管理台帐 原材料进场报验台帐 标准试验台帐 试验检测统计汇总台帐 委托试验台帐 安全事故报告、处理台账 安全交底台账 应急预案编制台账 环保台账 五、交工验收阶段 1、整理总体质量要求 整理的基本原则：遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，分类科学，收集系统，编目规范，便于保管和利用。 2、具体要求（充分利用预立卷） 分类科学:应按工程文件材料的自然形成过程进行分类。首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况。 系统： 应保持归入同一案卷的文件材料间的有机联系。 首先应能反映分项（分部、单位）工程