第四章会议工作精要.pptVIP

第四章 会议工作 你喜欢开会吗？ 你讨厌开会吗？ 为什么？ 结合你参加的班会、学院会议、学校会议等谈谈自己的看法。 算算看，你一周内总共： 开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会耽误多少工作？ 以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？ 会议管理 大多数的单位在会议里决定其基本走向…… 花在开会上的时间越来越多…… 开会的频率越来越高…… 每天都在开会，您会开会吗？ 本章学习的目标 1、了解会议的目的、种类和体系 2、了解会议效率不高的原因及对策 3、掌握有效为会议做准备的要领 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 ? 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 开会的目的 开会让您… 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理 但开会也让您… 工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客戶 无需开会的“五个如果” 必须开会的“五个如果” 请你回答下列问题： 一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种方式处理此事： A.一对一批评□ B.开会当众批评□ C.写检查处罚□ (2)你为什么这么做？??? 会议种类 各种会议的特点 怎样才能让会议更有效率？ 会议成本的计算 2.直接的会议成本 会议的频率 讨论：会议低效的原因 会议低效的原因 高效会议的八大特征 会前6项准备 明确举行会议的目的 会前是否经过多次讨论和意见征询 是否希望在会议上通过某项决议 只在必要时召集 举行团体会议要慎重 首先考虑使用一对一会议一对一会议为整天忙碌而又必须在工作中保持紧密联系的同事之间提供了有效交流的时间。在每周的相同时间安排一对一的会议。如果不是安排好固定时间，人们不能信任这种会议，他们还是照常在任何时间都来找你。 做好会前筹划 1、时间安排 2、参会人员的选择参会人员对决议能否达成负直接责任。所有与会者都要准备在会上发言，如果是不喜欢发表意见的人尽可能不要安排与会。请最有经验和才能的人参加。 3、预约参会人员所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会时间。确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人计划或参会人员无法到场的情况。在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。 4、会议资料准备有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样解决新问题，并形成建议。会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他们有思想准备。会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 遵守时间 1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ 2、不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。 3、严格按照议程进行，不要超时 例子： 按部就班 会议主持人职责 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 1．语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 2．非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手