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第二节 秘书的基本职能 一、秘书职能的含义 秘书职能：是在秘书机构、秘书职位框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。 二、秘书的基本职能 是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，为我们描绘出秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。 不同领域、不同层次、机构内不同分工条件下秘书的职能，实际上各有侧重。 秘书的基本职能是服务，“参与政务，掌管事务”，为领导提供综合辅助服务。 传统的三项职能：办文、办事、办会。 1985年国务院召开的全国秘书长和办公厅主任会议上提出了“四个转变”： 由传统的低层次、事务性服务向高层次、智能型服务转变； 由偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变； 由收发传递信息向综合处理信息转变； 由一般性事务管理向辅助管理、辅助决策转变。 秘书的基本职能可以概括为六项： （一）信息管理职能 （二）综合协调职能 （三）督促检查职能 （四）参谋辅助职能 （五）后勤保障职能 （六）“不管部”职能 （一）信息管理职能 （一）信息管理职能 　　信息作为社会经济发展的重要资源之一，其作用已越来越被人们所重视。社会各级各类组织领导的决策，知识财富的创新都愈来愈依靠信息的收集与整合。秘书部门处于信息联络的集散地，通过沟通信息、整合信息，为领导决策提供可靠依据。信息工作已成为现代秘书工作的重要内容之一。 信息工作水平高低直接体现秘书参谋辅助水平。 秘书信息管理的特征 1．针对性。秘书信息工作必须有信息的针对性，才能保证秘书信息的质量。秘书信息针对性主要在于结合业务，即信息的专业性；围绕领导工作中心，按照领导指示和意图进行；针对突出问题、专题问题进行信息工作。 2．综合性。即秘书将多种有用的信息融合成一个有机的整体，而不是多种信息的堆砌拼凑，只有提供这种有价值的综合信息，才能更好地为领导决策、拟订计划、制定措施等服务。 3．时效性。 及时性：就是强调 信息要保持新鲜度，排斥迟到的陈旧的信息。适时性：就是讲究提供信息要选择最佳时机。 4．经常性。主要体现在秘书的各项常规工作中，如办文、办事、 办会等工作，无论是文书工作、督办查办、信访调研等都需要 经常注意信息的收集、整理和传递。 小张是刚从大学毕业生中分配来的某厂办公室秘书。虽然他早就听人说过信息是资源、是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室主任卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了较深的理解。 会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，卢主任说他有点不同看法。领导们的目光一起转向了他。 “我先说几条信息请领导思考：一是我国粮食进入市场，粮价上调趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口国和粮食进口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料的送粮区今年都遭到严重的水灾；第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以粮食为原料。根据以上情况，我预计，近期粮价必向上增长，而且向上增长幅度较大，可能每千克上涨0.2～0.5元之间；我厂每年工业原料用粮10万吨，按每千克原料用粮上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3000万! 因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的赢利投入技术改造。由于经济实力强，我们的技术改造的起点可以更高，做好了能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础。……” 卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器，仔细地算着；有的掏出钢笔，在本子上写着；还有的在沉思…… （二）综合协调职能 ?? 1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。??? ?2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档