信息文书与档案管理档案检索利用及编研资料.ppt

（四）发文汇集 发文汇集是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种档案参考材料。全部文件是指某一特定时间内的全部文件，一般以年度为时限，将本单位某年度内的全部发文编成一套汇集。对于发文比较少的单位，可以按照年度编制发文汇集；对于发文比较多的单位，可以按照月份或季度编制。发文汇集的特点是时间针对性强，材料集中，便于查找。 （五）年鉴 年鉴是按照年度编纂出版，全面记录上一年度某领域各类重要信息和数据的资料性工具书。根据所记述的内容，年鉴可以分为综合性年鉴和专题性年鉴两种。综合性年鉴内容包括政治、经济、文化教育、社会生活等各个方面，涉及范围广，选材全面，如《中国百科年鉴》；专题性年鉴根据专业或专题编辑的，记述一定范围内的材料，如《中国法律年鉴》。 年鉴记述和反映了某领域特定年度的发展状况，具有综合性、客观性的特点，它能为利用者提供翔实可靠的资料和数据，有助于人们了解某领域情况，便于总结经验，指导现实。 【思考与训练】 1.思考题 （1）档案检索工作的意义？ （2）档案检索工具的种类有哪些？ （3）档案利用工作的方式和途径？ （4）档案编研工作的内容和意义？ （5）如何进行档案编研工作？ （6）档案检索和编研工作与档案利用工作的关系？ 2.案例分析 案例一： 某企业成立之初，形成的档案材料不多，一般都是将归档的案卷放入档案柜中。每次查阅档案，直接到档案柜中翻找。随着时间的推移，公司规模越来越大，形成的档案也越来越多，查找档案时经常发生查找速度慢甚至找不到所需档案的情况。 问题：为什么会出现上述情况？应该怎么办？ 案例二： 某公司档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音响档案等。由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题。 （1）档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。一次总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常的管理和监督。 （2）档案借阅、利用等情况不明。一次，营销部主任向档案室调阅关于两年前销售工作文件，在案卷目录上查到了很多相关条目，但是在库房中却到不到案卷。后几经查找，才发现有关案卷已被设计部某设计师借走了。 （3）档案管理业务状况无从查找。例如，档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，对于这些活动，档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无从查考、核实工作质量及追究责任。 （资料来源：张虹等：《档案管理基础》，北京：中国人民大学出版社，2005年。） 问题：如何解决该公司出现的这种状况？ 案例三： 某高校接受教育行政部门的教学评估，评估专家组要学校提供三年有真凭实据的在校生人数。学校档案室工作人员经查发现每年招生是分省进行，分省打名单的。没有报到的考生名单是分专业统计的，补录的学生也是分省打名单的。开除学生和给予其他处分的学生及其他原因退学学生的文件放在一起。这些材料每年是有关部门移交过来档案室接收的，没进行处理。结果档案室全体工作人员忙了半天才把数字拿出来，使专家组怀疑学校汇报的学生人数，学校领导对档案室很不满意。 思考：造成这种状况的原因是什么？怎样避免类似情况出现？ 案例四： 小王在一个中型单位的档案室工作，该室工作人员只有她一个人，平常进行归档文件的接收、整理、保管和提供利用等工作。她发现，前几年人们利用档案到档案室查阅的比较多，她只是看着就行了。近两年打电话让她查看并回信息的很多，大大增加了她的工作量，并常常打乱她正常进行的工作。她本想让需要档案信息的人自己来查，可他们非要她给代查。因为是同事、熟人，她不便拒绝，为此有点苦恼。 （资料来源：郑彦离：《文书与档案工作》，北京：清华大学出版社，2009年。） 思考：小王的这种心理状态正常吗？ 案例五： 一份工商档案，洗清不白之冤 1996年1月24日，由张某出资10万元，吴某出资40万元，共同申请注册组建郑州市某食品有限公司（私营企业）。吴某任公司法人代表。1996年7月28日，张某退出了公司，由吴某兄弟继续承办该公司，并于1996年7月份与别人签订一份价值14万元的订货合同。该公司骗得14万元货款后，吴某兄弟逃离了公司。对此，受骗者起诉至法院，法院认定由张某负责偿还14万元货款。张不服，但一时找不到他们签订合同前已经退出公司的证据。在既愤怒又无可奈何之时，经人提醒，来到市工商局综合档案室。张某的爱人在档案中查找到了张某退出该公司时的变更材料，解决了张某的问题。张某的爱人非常激动，认识到保管好档案材料非常重要，档案就是金