文件管理规范教案.pptVIP

战略发展委员会 二、文件管理共性要求 所有经总经理审批签字并交代总经办备案的文件原则上总经办留存原件。 要用相应的模板制写，明确编号、事由、相关部门。 各部门档案管理员及时将各类文件分类保存，并编定目录。 档案管理工作交接到位，以能准确描述各类文件管理流程为准 五、公司内部其他文件管理 内部报告单：适用于向上级申请/请示/报告事项； 文件编码：方盛（总）字（2012）第（032401）号 事 由：关于****的申请/报告/请示 工作联络单：适用于需其他部门配合工作的事项，因此流程不能转到总经理，事项如需要总经理配合批示，走内部报告单流程。 其他文件：如不方便走OA流程，一般的报告申请用规定的模板（内部报告单、会议纪要、通知、内部委托函），特殊文件要求有明确事项的标题，文件后写明部门、经办人、日期。并标注页码（第*页，共*页）以防文件审批过程中丢失。 五、公司内部其他文件管理 所有文件审批需严格按审批权限一览表执行，部门新进人员走审批流程前应先全面系统学习与本部门有关的审批流程。 文件内容要求符合smart原则，将事项陈述清楚，以免经办人反复口头陈述。 关系到money的如采购申请要求作出一定的预算以便上级领导决策。 （三）文件执行 （二）文件审批 Logo 公司文件管理流程规范 林素玉问题公示 问题分析 文件管理标准 问题公示 接下来 大家来找茬 看出问题了吗？ 1-文件编写 嘿嘿，堪称“三无产品”，无模板、无标题、无编号，叫归档的人情何以堪……. 1-文件编写 看出问题了吗？ 嗯嗯！！不用固定模板，文件归档时确实不好分类，到时不方便查询！ 1-文件编写 看出问题了吗？ 用的固定模板了，这编号似有似无啊？？？ 1-文件编写 看出问题了吗？ 编号差不多写好了，啥事呢？ 1-文件编写 看出问题了吗？ 编号还是不规范！ 1-文件编写 看出问题了吗？ 会签部门不写，小心影响事情开展哪！ 标准版 1-文件编写 模范文件 2-审批下发 看出问题了吗？ 这个是要您 签字吗？ 是的，拿过来看看！ 能解释下这单子的事情吗？ 不好意思，他们只叫我拿过来签字，没交代我具体内容 那我打电话问你们经理吧！ 2-审批下发 看出问题了吗？ 接到文件，马上登记、复印、然后下发到相关部门。回来后看到交文部门的……. 不好意思，刚下发的文件还有事项没确定，还得和领导商量，要麻烦您回收！ 不好意思，刚发的文件因为没和其他部门商量好，要改下，麻烦回收！ 然后回收，登记、复印、再下发到相关部门………………….. 3-制度管理 看出问题了吗？ 这又是那个部门的制度啊？我用笔记一下，待会怕忘记 我们部门的岗位说明书审批完了，还要做什么？？ 我发现有个制度有好多版本，不知道哪个是最新的了.. 问题分析 一、文件编写问题 模板问题 内容描述问题 1、不用规定的模板（用错模板） 2、“三无文件”时常出现； 3、文件归档分类困难。 1、必填项目不填 2、有些项目随便填； 3、还有的不知道怎么填。 填写规范问题 字迹描述不清--- 审批人要求口头 陈述----经办人不知 所指----责任人反复 说解。 二、文件审批下发问题 1、审批流程不熟悉 原因：部门文员或实习生审批，对相关规范不熟，审批文件具体事情不知，导致审批过程责任人反复说解。 建议：加强对部门新进文员实习生的流程类制度和常见业务知识的培训。 2、涉及都其他部门配合的事项未及时沟通确认，导致文件下发后要求修改，然后又要回收-修改-复印-下发。 3、文件下发注意 凡经总经理签字审批交代总经理秘书保存的文件原则上会先给总经办备案，根据文件内容关联的部门复印相应的份数下发留存原件，如果属于急用文件，未经过总经办备案存档的，要求时候补交存档。 三、各部门制度管理问题 1、新进管理员因没及时培训，对制度类文件管理流程不熟产生如下问题： A 新下发的制度不能准确辨认； B 新审批的文件拿在手上不知道接下来怎么办。 2、共性问题： A 制度类文件未及时分类做好目录保存，容易导致文件丢失，更新不及时易导致版本难以辨认.（对于替换其中几页的制度） B 下发新文件时，不能及时找到相应旧制度，导致总经办文件回收困难。 文件管理标准 一、受控类文件管理 （一）、制度/规范类文件 SMP文件管理流程 岗位说明书 绩效考核表/岗位责任书 （二）、营销类文件管理 营销协议 相关表格 （三）、其他文件 一、文件分类 二、内部其他文件管理 （一）、OA工作流文件 （二）、线下文件管理 三、受控类文件管理流程 四、受控文件管理注意事项 总经办接到审批后的制度，依据制度适用部门数量