编码原则-基础数据的准备.docVIP

第四章基础数据的准备 第一部分 编码原则 ERP 系统的实施涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、工具等硬件也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。如何管理这些数据呢这就涉及到对数据进行编码了。一说到编码大家首先想到的就是个人身份证它唯一且能很方便的让人记忆和查询。编码就是物料的唯一身份证。 编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是 ERP 系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到 ERP 项目能否成功。编制编码时，必须满足以下特性要求 1、唯一性一物一码绝不能出现一物多码或多物一码的情况。 2、规则性编码应当是按照一定的编码原则编制出来的并配合描述进行规范。 一说到规则就有人想到这是一个绝对的标准比如 XX-XXXXXXXX这些 X 是必填数据。这种想法不可取。在实际运用上一个企业针对不同物料会有不同的编码规则所以通常是几个规则并存。 通用的规则为“大类+中类+小类+流水号” 再加上描述一些参数如零件规格。在查询时选择大类后在描述中输入规规加上一个通配符% 就可以最大限度的满足用户查询的需要。就像图书馆都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。比如要查询一本小说《倚天屠龙记》 先后按照文学(大类)、小说(中类)、武侠(小类)再输入“*倚天”就能找到对应的书架。这大大的减少了我们检索的范围进步检索的效率。 企业还会针对零件容易成系列化的物料如标准件单独设置一个较为简洁的规则 “大类+中类+流水号” 。 3、可使用性编码的长度应在 6-20 之间不宜过长否则不易识别记忆。 在物料编码中不要想把全部信息都纳进其中。一般来说编码时只要考虑物料的大中小类即可如此的话12 位已经足够使用。若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进往的话20 位都不够的反而增加记忆难度。同时限定这些信息之后反而不能变更了。 比如有的编码限定供应商供应材料、塑料制品、标准件等那么一个供应商现目前供应标准件如果以后它还能提供质量更好、价格更低的材料就只能重新添加一个编码了。 再如有的编码将员工设定为经理部编码为 JLB0001 如果以后调入销售部那这个编码就作废了。 4、可读性可检索性 物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小类的物料。同时应避免使用“i、O、Z”等容易与数字混淆的字母编码。 物料编码应尽量使用字母+数字的比如有些公司喜欢用数字来进行编码。如用 10 表示零件20 表示包装材料。在零件10之后又用 10 表示一个小分类钢制品最后用 01 表示两位流水码。这个零件的编码就是 101001。这个编码无论谁都难以接受也比较难理解特别是刚到公司的新员工记不住这么多材料、这么多分类也就会影响其工作效率。当然如果全部采用机器处理流程那就无所谓了比如采用 POS 机的超市员工。 5、通用性同一编码原则应能涵盖大多数物料新增加的品种也能够适应。请尽量不要将似是而非的信息写入编码比如颜色、1#、2#、大、小、长、短等信息。 建议尽量采用通用编码比如身份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。比如供应商、客户这一类代码就可以输入电话区号比如“GYS010-001”表示北京市的供应商序号码 001。 建议尽量不要采用中英文结合的编码方式要么全部采用英文外资企业 要么全部采用拼音简称或单字母表示。 比如部门编码 如果用英文表示 经理部 Mange 和生产部 Manufacture都可以是 M外贸部Trading和技术部Technician都可以是 T、财务部Accounting和广告部Advertising都可以是 A。建议按照不排名顺序表示A~Z 分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、生产部、采购部、广告部、资产部等。 建议尽量不要采用具有常规意义的字符比如 Kg 字符大家常用来代表公斤这个单位。 6、可扩展性编码原则的制定应能考虑公司 5-10 年内物料的变化趋势并且要对不同的情况留有一定的余地。 建议各类的编号采用数字甚至多位数比如 X1-XX12-XXX123-12341234 就是可扩展的零部件。 建议尽量不要使用自动编码更不要全部采用数字的自动编码。特别是企业零部件分解层级较多、数量巨大时前两级大类+小类 、三级大类+中类+小类之后都将归为同一个类别反而不容易检索和归类。2Bizbox 系统的自动编码就只有两级层级很多差异较大的零件都归在了同一类中。同时企业上 ERP 前进行数据库初始化时大家为了追赶进度反而容易